Dienstreise & Reisekosten von der Steuer absetzen

Eine Fahrt zum Geschäftspartner in eine andere Stadt oder ein Flug zur Konferenz in ein anderes Land - so kann der Arbeitsalltag aussehen. Wer keinen 9-to-5-Job hat, muss die berufliche Abwechslung und die vielen Dienstreisen lieben. Wenn der Arbeitgeber dann noch für sämtliche Reisekosten aufkommt, die im Rahmen einer solchen Dienstreise anfallen, ist alles in bester Ordnung.

Kommt der Chef nicht für die Reisekosten auf, kann das für den Arbeitnehmer schnell teuer werden. An den Ausgaben für Hotelübernachtungen, Gebühren für Fortbildungsseminare und Kosten für Flugtickets beteiligt sich immerhin der Fiskus - sollte der Vorgesetzte einmal nicht zahlen.

Aber Achtung: Falls der Arbeitgeber zumindest einen Teil der Kosten zahlt, darf dieser Anteil nicht mehr in der Steuererklärung angegeben werden. Alternativ können diese Kosten angesetzt werden, wenn gleichzeitig die abzuziehenden Arbeitgeberzuschüsse angegeben werden.

Was ist eine Dienstreise aus steuerrechtlicher Sicht?

Die Ausgaben für Dienstreisen berücksichtigt das Finanzamt als Werbungskosten. Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer seiner beruflichen Tätigkeit vorübergehend an einem anderen Arbeitsort als seiner ersten Tätigkeitsstätte nachgeht. Die erste Tätigkeitsstätte ist für Arbeitnehmer normalerweise ihre regelmäßige Arbeitsstätte im Betrieb.

Drei Bedingungen müssen für eine berufliche Auswärtstätigkeit erfüllt sein:

Erstens muss es sich um eine berufliche Reise im Interesse des Arbeitgebers handeln.

Dazu zählen

• Außendienstfahrten
• Fahrten zu Kunden
• Einsatzwechseltätigkeiten
• Weiterbildungen
• Tagungen
• Kongresse
• Besuche von Messen, Ausstellungen etc.
• Exkursionen
• Studienfahrten
• Forschungsreisen
• Expeditionen

Zweitens darf die Strecke nicht mit dem Firmenwagen zurückgelegt werden. Nur wenn die Reise mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, einem Leihwagen oder dem eigenen Auto angetreten wird, werden die Kosten auch anerkannt.

Drittens können nur die Kosten in der Steuererklärung angegeben werden, die der Arbeitgeber nicht erstattet.

Fahrtkosten von den Steuern absetzen

Möchte ein Arbeitnehmer die Fahrtkosten einer Geschäftsreise in der Steuererklärung geltend machen, kann er sie als Werbungskosten in der Anlage N ansetzen. Dienstreisende haben die Möglichkeit, aus zwei Varianten zu wählen, wenn es darum geht, Fahrtkosten von der Steuer abzusetzen. Du kannst die Kilometerpauschale für Dienstfahrten oder die tatsächlich entstandenen Kosten als Berechnungsgrundlage wählen.

Wer mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist, kann eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Das gilt sowohl für den Hin- als auch für den Rückweg. Wenn die Fahrtkosten bei Nutzung des eigenen PKWs 30 Cent pro Kilometer übersteigen, kannst Du höhere Kosten pro gefahrenem Kilometer angeben. Diese müssen nachgewiesen werden. Dafür müssen die Gesamtkosten für das Fahrzeug ermittelt werden. Du kannst den Betrag ansetzen, der den Anteil der dienstlich gefahrenen Jahresleistung entspricht. Um die tatsächlichen Kosten nachweisen zu können, musst Du ein Fahrtenbuch führen und sämtliche Quittungen, die das Auto betreffen, aufbewahren.

Wenn Du öffentliche Verkehrsmittel bei Deinen Dienstreisen nutzt, brauchst Du Einzelbelege für Bus-, Bahn- oder Taxifahrten. Diese Fahrten kannst Du vollständig absetzen.

Übrigens: Der Abzug der Reisekosten als Werbungskosten bei Arbeitnehmern gilt als Betriebsausgaben bei Selbstständigen. Die Umsatzsteuer der geschäftlichen Reisekosten ist als Vorsteuer abziehbar.

Hier erfährst Du mehr zum Thema beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit und Steuern.

Verpflegungs- und Übernachtungskosten von der Steuer absetzen

Dauert eine Geschäftsreise über mehrere Tage, kannst Du jeweils 28 Euro pro vollem Arbeitstag in der Steuererklärung ansetzen. Ab 2020 gibt es für eine eintägige Reise mit mindestens acht Stunden Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte 14 Euro (vorher 12 Euro). Dieser Betrag gilt auch für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen. Ebenfalls können jetzt Lkw-Fahrer, ihre Übernachtung im eigenen Fahrzeug mit einer Übernachtungspauschale von 8 Euro geltend machen.

Übernachtungskosten (z. B. Hotel) können in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden. Die Verpflegungspauschale deckt alle Mahlzeiten ab. Das heißt, sobald die Hotelrechnung einen Gesamtbetrag für Essen und Übernachtung ausweist, muss der Betrag für das Essen abgezogen werden.

Mehr zum Thema Verpflegungsmehraufwand findest Du hier.

Tipp: Hebe Deine Rechnungen, Quittungen und Belege immer auf. Das Finanzamt kann diese anfordern. Ebenfalls zu beachten ist, dass das Finanzamt bei den Übernachtungskosten Einzelnachweise verlangt. Bei den Verpflegungsmehraufwendungen hingegen nicht.

Berufliche Reisen ins Ausland

Bist Du aus beruflichen Gründen im Ausland unterwegs, gelten für verschiedene Staaten unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder). Die aktuellen Auslands-Pauschalen findest Du hier.

Welche Kosten kann ich noch steuerlich absetzen?

• Eintrittskarten (z. B. Messe)
• Trinkgelder
• Maut- und Parkgebühren
• Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
• Kosten Mietwagen oder Taxi
• Telefonate mit dem Arbeitgeber und Geschäftspartnern
• Beförderungs- und Aufbewahrungskosten für Gepäck
• Reisegepäckversicherung
• Gepäckgebühren

Nicht nur Arbeitnehmer auf Dienstreise können ihre Reisekosten steuerlich absetzen, sondern auch:

• Vermieter, die zu ihren Objekten fahren,
• Bewerber, die zu einem Vorstellungsgespräch fahren und
• Arbeitnehmer mit doppelter Haushaltsführung: Sie können maximal pro Jahr 46 Fahrten (= eine pro Woche minus 6 Wochen Urlaub) von ihrem ersten Wohnsitz zu ihrem zweiten Wohnsitz absetzen.

Sind Reisekosten bei Dir angefallen? Jetzt von den Steuern absetzen!