Werbungskosten für Arbeitnehmer

Alle beruflich veranlassten Ausgaben zählen zu den Werbungskosten und können von der Steuer abgesetzt werden.

Was sind Werbungskosten?

Als Werbungskosten bezeichnet man diejenigen Ausgaben, die notwendig sind, um den Beruf auszuüben. Darunter fallen unter anderem die täglichen Fahrten zur Arbeit, Dienstreisen, Fortbildungen, Ausgaben für Arbeitskleidung oder berufliche Versicherungen.

Der Gesetzgeber definiert Werbungskosten ganz allgemein als:

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. (§ 9 EStG)

Wie hoch ist die Werbungskostenpauschale?

Das Finanzamt berücksichtigt pro Jahr den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 Euro als Werbungskosten. Diese Pauschale kann genutzt werden, ohne irgendwelche Ausgaben zu belegen. Auch, falls in Wirklichkeit nur sehr geringe Ausgaben für den Beruf angefallen sind, kann die Pauschale beansprucht werden. Der Betrag wird automatisch vom zu versteuernden Einkommen abgezogen. Tatsächlich haben viele Arbeitnehmer deutlich höhere berufsbedingte Kosten als 1.000 Euro. Wer die Werbungskosten in voller Höhe steuerlich absetzen und Steuern sparen möchte, kann eine Steuererklärung abgeben. Notwendig ist dafür, überhaupt eine Steuererklärung abzugeben - zum Beispiel mit Hilfe unserer einfachen Steuer-Lösung!

Typische Werbungskosten für Arbeitnehmer

Arbeitsmittel

Arbeitsmittel

Anschaffungen für berufliche Zwecke sind voll abzugsfähig. Dazu zählen zum Beispiel Laptops, Telefone, Aktentaschen und Schreibmaterialien.

Versicherungen

Versicherungen

Beiträge zu Versicherungen, die ein berufliches Risiko abdecken (zum Beispiel Berufshaftpflicht und Unfallversicherung), sind Werbungskosten.

Umzüge

Umzüge

Beruflich veranlasste Umzüge können komplett von der Steuer abgesetzt werden. Die Umzugskostenpauschale hilft, die Kosten auch ohne Einzelbelege geltend zu machen.

Berufliche Fahrten

Fahrten zur Arbeit

Für die Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstelle kann die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer von der Steuer abgesetzt werden. Pro Arbeitstag wird nur eine einfache Fahrt gezählt. Die Pauschale gilt verkehrsmittelunabhängig. Auch Mitfahrer einer Fahrgemeinschaft können die Entfernungspauschale nutzen. Pro Jahr dürfen höchstens 4.500 Euro mithilfe der Entfernungspauschale abgesetzt werden.

Falls die Kosten für die Fahrten zur Arbeit höher als 4.500 Euro waren, können die Kosten allerdings mit Zahlungsbelegen nachgewiesen werden. Nachweise können unter anderem Tankquittungen und Zugfahrkarten sein.

Dienstreisen und Fortbildungen

Mitarbeiter im Vertrieb haben besonders viele Dienstreisen. Sie fahren zu Kunden, auf Messen und Kongresse. Aber auch andere Arbeitnehmer unternehmen Dienstreisen zu Fortbildungen oder anderen Firmenniederlassungen. Solche beruflichen Reisen können mit 0,30 Euro pro mit dem Auto gefahrenem Kilometer geltend gemacht werden. Für mit dem Motorrad, Mofa oder Moped gefahrene Kilometer gibt es 0,20 Euro pro Kilometer. Anders als bei der Fahrt zur Arbeit zählt bei Dienstreisen auch die Rückfahrt mit.

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln gilt es, die Fahrtbelege aufzubewahren. Auch Belege für Übernachtungskosten sollten bei der Steuererklärung eingereicht werden.

Hinweis: Falls der Arbeitgeber bestimmte Kosten einer Dienstreise erstattet hat, muss dies in der Steuererklärung angegeben werden.

Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand

Bei einer mindestens achtstündigen Abwesenheit von der ersten Arbeitsstätte steht Arbeitnehmern eine Entschädigung für den Verpflegungsmehraufwand zu. Falls der Arbeitgeber keine Spesenzahlungen oder ähnliches tätigt, beträgt die Verpflegungspauschale bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 14 Euro. Bei einer ganztägigen Abwesenheit gilt eine Pauschale von 28 Euro. Der An- und der Abreisetag einer mehrtägigen Reise wird mit jeweils 14 Euro honoriert. Wenn Paulina Musterfrau also am Montagabend um 19 Uhr beruflich nach Hamburg reist, dort den ganzen Dienstag und Mittwoch verbringt und am Donnerstag morgens um 7 Uhr an ihren Wohnort zurückreist, erhält sie für den Montag und Donnerstag jeweils 14 Euro und für Dienstag und Mittwoch jeweils 28 Euro. Insgesamt ergibt dies 84 Euro.

Bis Ende 2019 war die Verpflegungspauschale etwas niedriger. Für einen ganzen Tag gab es 24 Euro. Bei Dienstreisen ins Ausland kann die Pauschale um ein Vielfaches höher liegen. Die genaue Höhe hängt vom Land ab.

Arbeitsmittel

Überwiegend beruflich genutzte Gegenstände werden in voller Höhe als Werbungskosten anerkannt. Sofern ein einzelnes Arbeitsmittel weniger als 952 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) kostet, kann es sofort voll abgesetzt werden. Bei teureren Anschaffungen kann der Anschaffungspreis über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Auch hier gilt, dass nur solche Kosten abgesetzt werden können, die nicht bereits vom Arbeitgeber erstattet wurden.

Typische Arbeitsmittel sind:
• PCs und Laptops
• Smartphones und Telefone
• Uniformen, Amtskleidung, Sicherheitskleidung und Sicherheitsschuhe
• Aktentasche oder Rucksack für Dienstreisen
• Software
• Fachliteratur
• Werkzeuge

Oft ist es gut, für die Steuererklärung Pauschalen zu nutzen. Viele Sachbearbeiter in den Finanzämtern akzeptieren es, wenn pauschal 110 Euro Kosten für Arbeitsmittel angegeben werden. Andere Sachbearbeiter erkennen aber keine Pauschale für Arbeitsmittel an. Sicherer ist es deshalb, die Rechnungen für Arbeitsmittel aufzubewahren und die einzelnen Kosten für Laptop, Software und Co aufzulisten. Auf diese Weise lässt sich mehr Geld herausholen.

Umzüge

Die Aufwendungen für beruflich veranlasste Umzüge sind voll steuerlich abzugsfähig. Neben Fahrtkosten können auch weitere Kosten wie Aufwendungen für ein Umzugsunternehmen, Maklergebühren oder gegebenenfalls doppelte Mietzahlungen abgesetzt werden.

Zusätzlich gibt es eine Pauschale für sogenannte "sonstige Umzugskosten". Zu den sonstigen Umzugskosten gehören Schönheitsreparaturen in der alten Wohnung, Ummeldegebühren für den Personalausweis, Kosten für den neuen Telefon- und Internetanschluss und weitere sonstige Ausgaben. Hier empfiehlt es sich, die Pauschale anzusetzen. Bis 31.03.2019 lag sie für Singles bei 787 Euro, bis 29.02.2020 bei 811 Euro und seit März 2020 bei 820 Euro. Für Familien liegt die Pauschale noch höher.

Doppelte Haushaltsführung

Wer aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt unterhält, kann viele Kosten für die Zweitwohnung von der Steuer absetzen.

Hierzu zählen:
• Miet- und Nebenkosten,
• Zweitwohnungsteuer,
• Möbel und weitere Einrichtungsgegenstände,
• Fahrten zwischen Erst- und Zweitwohnsitz,
• Umzugskosten – die oben genannte Pauschale für "sonstige Umzugskosten" kann bei der doppelten Haushaltsführung allerdings nicht beansprucht werden. Es ist also umso wichtiger, die Belege für Umzugskosten zu sammeln.

Für die Zweitwohnung ist außerdem eine Befreiung vom Rundfunkbeitrag möglich.

Voraussetzungen für eine doppelte Haushaltsführung

  1. Die Zweitwohnung wird aus beruflichen Gründen eingerichtet. Es kann sich bei der Unterkunft am Zweitwohnsitz übrigens auch nur um ein Zimmer handeln.
  2. Die Arbeitsstätte ist von der Zweitwohnung mindestens 30 Minuten schneller zu erreichen als vom Erstwohnsitz.
  3. Am Erstwohnsitz muss eine eigene Wohnung bewohnt werden. Es ist naheliegend, dass eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Wohnung notwendig ist.
  4. Der Erstwohnsitz ist weiterhin der Lebensmittelpunkt, zum Beispiel, weil dort die Familie und der Freundeskreis wohnen.

Beiträge zu Berufsverbänden, Gewerkschaften und Spenden

Beiträge zu Berufsverbänden und Gewerkschaften können in voller Höhe von der Steuer abgesetzt werden.

Berufsbedingte Versicherungen

Alle Versicherungen, die ein berufliches Risiko abdecken, können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Hierunter fallen zum Beispiel die Berufshaftpflicht, eine Unfallversicherung für berufliche Unfälle oder eine Rechtsschutzversicherung, die auch Arbeitsrecht abdeckt.

Versicherungen, die ein privates Risiko abdecken (Kranken- und Pflegeversicherung, Haftpflicht), zählen nicht zu den Werbungskosten, können aber als Sonderausgaben abgesetzt werden.

Telefon- und Internetkosten

Wird ein privates Telefon oder ein privater Internetzugang auch beruflich genutzt, können die Kosten anteilig abgesetzt werden. Ohne Einzelnachweise akzeptieren die Finanzämter in der Regel pauschal 20 Prozent der Kosten, aber maximal 20 Euro pro Monat.

Falls das Telefon in größerem Ausmaß beruflich verwendet wird, ist etwas Aufwand nötig. In diesem Fall muss der Steuerzahler für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachweisen, wie hoch jeweils der Anteil beruflicher Telefonate war. Das Ergebnis für diese drei Monate kann dann auf das gesamte Kalenderjahr angewendet werden.

Profi-Tipp: Um den beruflichen Anteil der Telefonkosten angemessen zu erfassen, sollten drei geeignete Monate ausgewählt werden. Falls man im Dezember wegen Weihnachten weniger arbeitet und viele Telefonate mit Verwandten hat, wäre es unklug, den Dezember zu berücksichtigen. Oder falls man fast den gesamten August im Urlaub ist, wäre es schlecht, die Strichprobe für den Zeitraum Juni bis August zu machen.

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