Home-Office in Zeiten von Corona

Ein herausforderndes Corona-Jahr 2020 liegt nun fast hinter uns. Die Corona-Pandemie hat unser Leben völlig umgekrempelt und für nicht wenige von uns auch ihre Arbeitsweise. Die Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie haben das Home-Office für viele Arbeitnehmer zum Alltag gemacht. Laut Statista haben seit März 2020 Corona-bedingt 20% mehr Arbeitnehmer am heimischen Arbeitsplatz gearbeitet als im Vorjahr. Im April 2020 saßen insgesamt sogar 15 Millionen Beschäftigte im Home-Office. Seit November oder spätestens Dezember 2020 hat der zweite „Lockdown“ viele von uns wieder ins Home-Office geschickt. Erneut waren Unternehmen und Verantwortliche aufgefordert, ihre Mitarbeiter wenn möglich ins heimische Büro zu schicken, um das Risiko einer Erkrankung an Covid-19 zu senken. Für viele Betriebe ist diese organisatorische Maßnahme auch wichtig, um Arbeitsabläufe aufrecht erhalten zu können.

Home-Office bedeutet aber unter anderem auch zusätzliche Kosten für Strom, Wasser, Heizung und Telefon. Auch die Pendlerpauschale fällt für jeden Tag im Home-Office weg. Dazu kommen mögliche Einnahmeeinbußen wegen Kurzarbeit. Neben Homeschooling und Kinderbetreuung in Corona-Zeiten stellt auch die finanzielle Mehrbelastung durch die Corona-Krise einen nicht unerheblichen Kraftaufwand für Arbeitnehmer dar.
Aus diesem Grund möchte die Bundesregierung betroffene Arbeitnehmer nun entlasten.

Home-Office-Pauschale

Im Jahressteuergesetz 2020 hat der Bundestag die sogenannte Home-Office-Pauschale beschlossen: Sie soll eine Steuerentlastung für alle Arbeitnehmer sein, die wegen Corona ins Home-Office gewechselt haben und die kein häusliches Arbeitszimmer von der Steuer absetzen können. Unbürokratisch kannst Du nun in der Steuererklärung 2020 pro Kalendertag, an dem Du ausschließlich im Home-Office gearbeitet hast, einen pauschalen Betrag von 5 Euro von der Steuer absetzen. Die Pauschale ist auf 600 Euro begrenzt. Du kannst also maximal 120 Tage, die Du in diesem Jahr von zu Hause aus gearbeitet hast, von der Steuer absetzen. Die Home-Office-Pauschale gilt für 2020 und 2021.

Einen Haken gibt es allerdings für manchen Steuerpflichtigen: Die Home-Office-Pauschale wird in den Arbeitnehmer-Pauschbetrag mit eingerechnet. Dieser gehört zu den Werbungskosten. Jedem Steuerpflichtigen, der eine Steuererklärung abgibt, werden 1.000 Euro als Werbungskostenpauschale automatisch vom zu versteuernden Einkommen abgezogen. Dafür braucht das Finanzamt keine Nachweise Deiner tatsächlichen Aufwendungen. Selbst wenn Deine jährlichen Werbungskosten unter 1.000 Euro liegen, wird Dir diese Pauschale abgezogen. Wenn Du nun mit Deinen gesammelten Home-Office-Tagen und allen anderen Werbungskosten nicht über 1.000 Euro kommst, verpufft die Maßnahme leider.

Wäre die neue Pauschale separat von der Werbungskostenpauschale von der Steuer absetzbar, würden die meisten Arbeitnehmer direkt davon profitieren. Das Bundesfinanzministerium befürchtet jedoch, das könne eine „übermäßige Begünstigung“ sein und somit verfassungswidrig.

Ob und wie Du das Corona-Home-Office nachweisen musst, ist noch nicht ganz klar. Normalerweise musst Du für Steuererklärungen seit 2017 Belege nur nach ausdrücklicher Aufforderung durch das Finanzamt einreichen. Experten raten aber, eine Bestätigung des Arbeitgebers einzuholen – vor allem, wenn Du abwechselnd im Büro und von zu Hause gearbeitet hast.

Steuer-Tipp: Arbeitgebern dürfen ihren Mitarbeitern einen steuerfreien Corona-Bonus in Höhe von bis zu 1.500 Euro zahlen, um die Härten der Corona-Krise abzumildern. Bislang hatten sie dafür bis zum 31.12.2020 Zeit. Das Jahressteuergesetz 2020 erlaubt Arbeitgebern nun die Abwicklung dieser Zahlung bis Ende Juni 2021.

Kann ich höhere Werbungskosten auch individuell nachweisen?

Ja, das ist weiterhin möglich. Von der neuen Home-Office-Pauschale kannst Du profitieren, wenn Du mit den Home-Office-Tagen und Deinen sonstigen beruflichen Aufwendungen in der Summe höhere Werbungskosten als 1.000 Euro hast. Deine Werbungskosten weist Du dann einzeln nach und kannst sie so steuerlich absetzen. Vielleicht hast Du Dir für Dein heimisches Büro einen neuen Laptop oder einen rückenfreundlichen Bürostuhl gekauft oder Du hast eine Fortbildung gemacht?

Möglicherweise kannst Du durch die Home-Office-Pauschale auch den Wegfall der Entfernungspauschale ausgleichen. Die beträgt 0,30 Euro pro Kilometer Arbeitsweg (einfache Strecke). Das hängt natürlich von der Länge Deines Arbeitsweges ab sowie von den Fahrzeugkosten, dem Spritpreis und -verbrauch. Die Home-Office-Pauschale von 5 Euro pro Tag entspricht einem täglichen Fahrtweg von etwa 17 km. Pendler aus dem ländlichen Raum, die normalerweise täglich 30 Kilometer zur Arbeit fahren, können mit der neuen Pauschale ihren Verlust nicht ausgleichen. Dafür fallen aber auch die Fahrtkosten, also Fahrkarten des öffentlichen Nahverkehrs bzw. Benzin und Autoabnutzung weg. Und die Home-Office-Pauschale kommt hinzu.

Tipp: Die Home-Office-Pauschale gilt bis Ende 2021. Denke also daran, auch im nächsten Jahr alle Home-Office-Tage genau zu notieren und alle Rechnungen und Quittungen für aufgewendete Arbeitsmittel und andere Werbungskosten aufzubewahren, um sie absetzen zu können, falls du über 1.000 Euro an Aufwendungen hast. Wenn Du mit Deinem Arbeitgeber noch keine schriftliche Vereinbarung zum Home-Office getroffen hast, hole dies schnellstmöglich nach.

Kann ich ein häusliches Arbeitszimmer nicht ohnehin von der Steuer absetzen?

Nur wenige Arbeitnehmer - vor allem in Ballungsräumen - haben zu Hause ausreichend Platz, um ein separates Arbeitszimmer einzurichten, das sie von der Steuer absetzen können. Wegen Corona arbeiten dennoch viele Beschäftigte von daheim. Explizit an sie richtet sich die neue Home-Office-Pauschale.

Falls Du aber zu denjenigen gehörst, die ein heimisches Arbeitszimmer haben, gelten bestimmte Voraussetzungen für das Absetzen von der Steuer. Ausführliche Informationen dazu findest Du im Artikel Häusliches Arbeitszimmer – wie sich das Home-Office finanziell lohnt. Für Aufwendungen, die durch das heimische Arbeiten entstehen, gilt grundsätzlich ein Abzugsverbot. Davon gibt es aber zwei Ausnahmen: Entweder steht Dir bei Deinem Arbeitgeber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung oder der Mittelpunkt Deiner beruflichen Tätigkeit liegt grundsätzlich im heimischen Arbeitszimmer. Das häusliche Arbeitszimmer muss dabei einige Voraussetzungen erfüllen:

  • Es muss ein separater Raum sein, der in die häusliche Sphäre Deiner Wohnung eingebunden ist.
  • Es sollte büromäßig ausgestattet sein.
  • Das Arbeitszimmer muss zu mindestens 90% beruflich genutzt werden.
  • Neben dem Arbeitszimmer muss für alle Bewohner noch genügend Wohnraum vorhanden sein.

Wenn Dir für bestimmte Arbeitsaufgaben kein anderer Arbeitsplatz bei Deinem Arbeitgeber zur Verfügung steht, kannst Du die Aufwendungen für Raum (anteilige Kosten des Arbeitszimmer an den Gesamtkosten Deiner Wohnung) und Ausstattung in einer Höhe von bis zu 1.250 Euro abziehen. Wenn Dein beruflicher Mittelpunkt in Deinem Arbeitszimmer zu Hause liegt, kannst Du Deine Aufwendungen in voller Höhe von der Steuer absetzen.

Was muss ich beachten, wenn ich ins Home-Office gehe?

In Deutschland haben Arbeitnehmer zurzeit weder einen Rechtsanspruch auf Home-Office noch kann ihnen vom Arbeitgeber die Pflicht zum Home-Office auferlegt werden. Die Corona-Krise zwingt aber viele Unternehmen, ihre Mitarbeiter ins Corona-Home-Office zu schicken. Die Bekämpfung der Corona-Pandemie und die Maßnahmen der Behörden zwingen hingegen auch viele Eltern, zum Arbeiten und zur Kinderbetreuung aufs Home-Office auszuweichen. Dafür gibt es neben dem beiderseitigen Einverständnis zwei Voraussetzungen: Erstens muss die Tätigkeit auch zu Hause erledigt werden können. Und zweitens muss es die technischen Möglichkeiten geben, von zu Hause zu arbeiten.

Vielen ist nicht bewusst, dass Home-Office im Sinne von Telearbeit ein juristisch definierter Begriff ist. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, einen Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Mitarbeiters einzurichten und mit ihm eine Vereinbarung über die wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung zu treffen. Mobiles Arbeiten ist hingegen nicht gesetzlich geregelt. Selbstverständlich gilt aber auch hier das Arbeitszeitgesetz. Das Home-Office sollte zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern also klar ausgehandelt und wenn nötig – gerade in Corona-Zeiten – auch flexible Regelungen gefunden werden.

Ein Gesetzentwurf zur Stärkung des Arbeitnehmeranspruchs auf mobiles Arbeiten (=ortsunabhängiges Arbeiten) und Home-Office (=Arbeiten von zu Hause aus) wird derzeit entwickelt. 64% der Deutschen wünschen sich nämlich laut Umfrage einen gesetzlichen Anspruch.

Datenschutz und Aufsichtsbehörde

Auch im Home-Office sind Datenschutzgesetze wie die DSGVO zu beachten. Arbeitgeber sind die Verantwortlichen dafür, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Persönlichkeitsrechten und für die Verarbeitung sensibler Daten zu treffen, beispielsweise durch die ausschließliche Nutzung betrieblicher Arbeitsmittel und die Nutzung verschlüsselter Kommunikationswege.

Auch die Aufsichtsbehörden der Länder haben das datenschutzrechtliche Risiko im Home-Office beleuchtet und Tipps für die Praxis veröffentlicht.

Die Behörde für Datenschutz des Landes Schleswig-Holstein hat speziell für Videokonferenzen einen Ratgeber herausgebracht.