Häusliches Arbeitszimmer - Wie sich das Home-Office finanziell lohnt

Von zu Hause arbeiten – ein Traum. Endlich kein nerviger Stau mehr im morgendlichen Berufsverkehr, nah bei Deiner Familie sein, Deine Arbeitszeit flexibler gestalten - und Dein eigener Kaffee schmeckt eh am besten: Ein häusliches Arbeitszimmer bietet viele Vorteile.

In der Vergangenheit gab es allerdings eine Menge Streit vor den Finanzgerichten um die steuerliche Anerkennung von häuslichen Arbeitszimmern. Seit 2007 ist es für Steuerpflichtige schwierig geworden, Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer abzusetzen. Grundsätzlich prüft das Finanzamt Deine Angaben ganz genau, wenn Du ein häusliches Arbeitszimmer in Deiner Steuererklärung angibst.

In einem Schreiben vom Bundesfinanzministerium (BMF) aus dem Jahr 2017 heißt es in § 4 Abs. 5 EstG zwar, dass die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung grundsätzlich nicht abgezogen werden können. Es gibt aber zwei Ausnahmen:

1. Wenn Dir für Deine berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht, kannst Du jährlich bis zu 1.250 Euro Deiner Aufwendungen steuerlich absetzen. Das nennt sich beschränkter Abzug.

2. Ein unbeschränkter Abzug gilt dann, wenn Dein häusliches Arbeitszimmer sogar den Mittelpunkt Deiner beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit darstellt. Dann kannst Du alle angefallenen Kosten in unbegrenzter Höhe steuerlich absetzen.

Arbeitnehmer setzen die Aufwendungen in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ab. Selbstständige machen sie als Betriebsausgaben geltend.

Doch was gilt als häusliches Arbeitszimmer? Bevor sich ein häuslicher Arbeitsplatz finanziell lohnt, muss der Fiskus ihn erst einmal anerkennen. Unter bestimmten Voraussetzungen können die dafür aufgebrachten Kosten von der Steuer abgesetzt werden. Wie das funktioniert, liest Du hier.

Häusliches Arbeitszimmer

Ein häusliches Arbeitszimmer ist laut Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) aus dem Jahr 2016 ein fast ausschließlich für berufliche oder betriebliche Tätigkeiten genutzter Raum, der in die häusliche Sphäre der eigenen Mietwohnung oder des eigenen Hauses eingebunden ist. „Häusliche Sphäre“ bedeutet, dass es sich auch um einen Raum auf dem Dachboden oder im Keller handeln kann, solange er zusammen mit Deinem privaten Wohnraum eine Einheit bildet.

Das Zimmer muss ein paar weitere Kriterien erfüllen:

• Es muss ein separater Raum mit Tür sein. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer genügt nicht. Es sollte am besten auch kein Durchgangszimmer sein: Nur in wenigen Einzelfällen haben Finanzgerichte bis hinauf zum BFH Durchgangszimmer als Arbeitszimmer akzeptiert.
• Die private Mitbenutzung darf höchstens 10% betragen. Also am besten raus mit dem Bügelbrett und dem Gästebett!
• Es muss neben dem Arbeitszimmer für alle Bewohner noch genügend Wohnraum zur privaten Nutzung verbleiben. Wenn Du allein lebst und Dein Arbeitszimmer 30 m² einer 50 m² großen Zweizimmerwohnung einnimmt, wird es vom Finanzamt nicht anerkannt.
• Das Zimmer soll typischerweise büromäßig ausgestattet und laut BFH geeignet sein für „gedankliche, schriftliche, verwaltungstechnische oder organisatorische Arbeiten“. Zur Regel gibt es wie üblich auch Ausnahmen: Eine Musikerin erstritt 2010 vor dem FG Köln, dass ihr heimisches Musikzimmer, in dem sie Stücke einstudiert, als häusliches Arbeitszimmer anerkannt wird, obwohl es keine typische Büroausstattung aufweist.

Es darf weder reger Publikumsverkehr im häuslichen Arbeitszimmer herrschen noch dürfen dort weitere Angestellte arbeiten. In diesem Fall wäre es nämlich kein häusliches Arbeitszimmer, sondern eine häusliche Betriebsstätte, wie z.B. ein Ausstellungsraum, eine Kanzlei oder eine Praxis im eigenen Haus. Die Aufwendungen für Raum und Ausstattung dürften dann in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden.

Wer kann ein häusliches Arbeitszimmer absetzen?

1. Kein anderer Arbeitsplatz verfügbar: beschränkter Abzug

Wenn sich der Mittelpunkt Deiner beruflichen Tätigkeit zwar nicht im häuslichen Arbeitszimmer befindet, Du aber trotzdem einen Teil Deiner Arbeit von zu Hause erledigen musst, da Dir Dein Arbeitgeber keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, kannst Du Deine Aufwendungen abziehen – in einer Höhe von bis zu 1.250 Euro im Jahr.

Das trifft zum Beispiel auf

• Dozenten oder Lehrer zu, die ihren Unterricht zu Hause vor- und nachbereiten und Klausuren korrigieren. Sie haben dafür keinen anderen Arbeitsplatz – z.B einen eigenen Schreibtisch in der Schule.

Ebenso auf

• Außendienstmitarbeiter und Handelsvertreter, die ihre Arbeit zum großen Teil beim Kunden vor Ort verrichten und kein Büro bei ihrem Arbeitgeber nutzen können, um Abrechnungen und Reiseberichte zu erstellen.

Du musst dem Finanzamt allerdings belegen können, dass Du auf Dein heimisches Büro angewiesen bist. Wenn es Dir auf der Arbeit manchmal zu laut ist und Du deshalb freiwillig ab und zu im Home-Office arbeitest, obwohl Dir ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, gehst Du leer aus. Am besten besorgst Du Dir die Bestätigung Deines Arbeitgebers, dass Du für manche Tätigkeiten tatsächlich keinen anderen Arbeitsplatz als den zu Hause hast.

2. Mittelpunkt Deiner beruflichen Tätigkeit: unbeschränkter Abzug

Wenn der qualitative Schwerpunkt Deiner gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit in Deinem eigenen Büro zu Hause liegt, kannst Du Deine tatsächlichen Aufwendungen in voller Höhe absetzen.

Auf diese Berufsgruppen trifft das hauptsächlich zu:

• Heimarbeiter
• Schriftsteller
• Künstler
• Freie Journalisten
• Grafikdesigner

Übrigens: Im Home-Office zu arbeiten bedeutet nicht automatisch, dass Du ein häusliches Arbeitszimmer im steuerrechtlichen Sinne hast. Dafür müssen das Zimmer und Deine berufliche Tätigkeit nämlich erst die genannten Voraussetzungen erfüllen.

Welche Aufwendungen kann ich absetzen?

Am besten nimmst Du Deine jährliche Nebenkostenabrechnung zur Hand und rechnest die anteiligen Kosten aus, die prozentual auf Dein Arbeitszimmer entfallen. Wenn Dein Arbeitszimmer 15m² groß ist und Deine Wohnung 100 m², kannst Du entsprechend 15% der jeweiligen Posten absetzen.

1. Raum (anteilige Kosten)

• Miete (bei Immobilienbesitzern die Abschreibung für das Gebäude und Schuldzinsen für Kredite)
• Darlehenszinsen
• Energie- und Wasserkosten
• Reparaturen
• Reinigung
• Versicherungsbeiträge (z.B. Gebäude- oder Hausratversicherung)
• Müllabfuhr
• Heizungswartung
• Grundsteuer
• Beiträge zum Mieterverein
• Schornsteinfeger
• …

2. Ausstattung (volle Kosten)

• Bodenbeläge
• Tapeten
• Lampen
• Gardinen
• Möbel
• Regale
• Renovierungs- und Sanierungskosten

Überprüfung durch das Finanzamt

Wenn Du zum ersten Mal ein häusliches Arbeitszimmer in Deiner Steuererklärung angibst, schickt Dir das Finanzamt einen Fragebogen. Darin machst Du Angaben zum qualitativen Mittelpunkt Deiner beruflichen und betrieblichen Betätigung. Wenn der Mittelpunkt Deiner Arbeit nicht im Home-Office liegt, erklärst Du, warum Du für bestimmte Aufgaben keinen anderen Arbeitsplatz als Dein heimisches Zimmer nutzen kannst. So wird festgestellt, ob der beschränkte Abzug auf Dich zutrifft oder ob Du Deine Aufwendungen in voller Höhe absetzen kannst. Zudem führst Du aus, wer das Zimmer zu welchen Zwecken nutzt, wie es in die häusliche Sphäre Deiner Wohnung eingebunden ist, wer noch mit Dir zusammenwohnt und welche Raum- und Ausstattungskosten Du geltend machst. Besuche vom Finanzamt zur Überprüfung Deiner Angaben kommen nur selten vor und werden in der Regel vorher angekündigt.

Steuertipp: Arbeitsmittel absetzen

Gute Nachricht: Auch wenn das Finanzamt Dein Arbeitszimmer nicht anerkennt, kannst Du als Arbeitnehmer alle selbst aufgewendeten Arbeitsmittel als Werbungskosten steuerlich absetzen. Selbstständige machen sie als Betriebskosten geltend. Wichtig ist, dass Du diese Gegenstände fast ausschließlich beruflich nutzt. Wo in Deiner Wohnung sie sich befinden, spielt dabei keine Rolle.

Nutzt Du das Arbeitsmittel allerdings auch privat, musst Du die Kosten aufteilen. Den beruflichen Anteil kannst Du dann absetzen.

Beispiele für Arbeitsmittel

• Computer
• Smartphone
• Berufsbekleidung
• Fachliteratur
• Aktentasche
• Werkzeug
• Anwender-Software
• Büromöbel
• Büromaterial

Anschaffungskosten eines Arbeitsmittels bis 800 Euro netto (952 Euro inkl. MwSt.) sind im Kaufjahr in voller Höhe absetzbar. Bei teureren Gegenständen muss über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die hat das BMF in der AfA-Tabelle („Absetzung für Abnutzung“) für jedes Arbeitsmittel festgelegt. Einen Computer z.B. schreibst Du über drei Jahre ab. Hebe unbedingt alle Rechnungen und Quittungen auf!

Tipp: Neben den Anschaffungskosten kannst Du auch Reparatur-, Reinigungs- und Wartungskosten Deiner Arbeitsmittel absetzen!

Mehr Steuertipps

Übrigens: Ein Lehrerehepaar hat vor dem FG Baden-Württemberg geklagt, weil das Finanzamt es ablehnte, einen Abzug von 1.250 Euro pro Person zu gewähren, obwohl sie jeweils die Voraussetzungen für die Absetzung ihres gemeinsamen häuslichen Arbeitszimmers erfüllten und es zu gleichen Anteilen nutzten und zahlten. Das FG wies die Klage zunächst ab, musste aber die Revision laut BFH zulassen. Das BFH-Urteil von 2016 hat den § 4 Abs. 5 EstG neu interpretiert und entschieden (Aktenzeichen VI R 53/12 und VI R 86/13), dass der Höchstbetrag nun personenbezogen und nicht mehr objektbezogen gilt.

Einfache Alternative: Außerhäusliches Arbeitszimmer

Sollte es keine Möglichkeit für ein räumlich abgegrenztes Zimmer innerhalb der häuslichen Sphäre Deiner Wohnung geben, kannst Du Dir einen anderen Arbeitsplatz außerhalb suchen: Du mietest Dir eine Fläche in einem Bürokomplex an oder nutzt das Angebot eines Co-Working-Spaces. Beide Fälle werden vom Finanzamt ohne Zweifel anerkannt. Die Frage nach dem „Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit” und der „Verfügbarkeit eines anderen Arbeitsplatzes” stellt sich dann gar nicht. Die Aufwendungen für Miete und Einrichtung kannst Du problemlos in der Steuererklärung angeben - sie werden in voller Höhe anerkannt.

Home-Office-Pauschale

2020 waren Corona-bedingt 20% mehr Berufstätige im Home-Office als im Vorjahr. Hast Du dieses Jahr teilweise oder ganz von zu Hause gearbeitet? Musstest Du Deinen Laptop in der Küche oder im Wohnzimmer aufklappen, weil Du kein häusliches Arbeitszimmer hast? Dann winkt Dir unter Umständen eine steuerliche Entlastung durch die soeben von der Bundesregierung beschlossene Home-Office-Pauschale. Dazu mehr in unserem Artikel zu Home-Office in Zeiten von Corona.