Wie kann ich mein häusliches Arbeitszimmer absetzen?

Die Regelung für ein häusliches Arbeitszimmer bis 2022

In der Vergangenheit gab es eine Menge Streit vor den Finanzgerichten um die steuerliche Anerkennung beruflich genutzter Arbeitszimmer. Seit 2007 ist es für Steuerpflichtige schwieriger geworden, Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer abzusetzen. Grundsätzlich prüft das Finanzamt Deine Angaben ganz genau, wenn Du ein häusliches Arbeitszimmer in Deiner Steuererklärung angibst.

In einem Schreiben vom Bundesfinanzministerium (BMF) aus dem Jahr 2017 heißt es in § 4 Abs. 5 EStG zwar, dass die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung grundsätzlich nicht abgezogen werden können. Aber:

In zwei Ausnahmefällen kannst Du ein Arbeitszimmer absetzen

1. Wenn Dir für Deine berufliche Tätigkeit im Betrieb kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kannst Du jährlich bis zu 1.250 Euro Deiner Kosten für das Arbeitszimmer steuerlich absetzen. Das nennt sich beschränkter Abzug.

2. Ein unbeschränkter Abzug gilt dann, wenn der Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer liegt. Dann kannst Du alle angefallenen Kosten in unbegrenzter Höhe von der Steuer absetzen.

Arbeitnehmer setzen die Aufwendungen in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten an. Selbstständige machen sie als Betriebsausgaben geltend. Doch bevor sich ein häusliches Arbeitszimmer finanziell lohnt, muss der Fiskus es erst einmal steuerlich anerkennen.

Was gilt als häusliches Arbeitszimmer?

Ein häusliches Arbeitszimmer ist laut Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) aus dem Jahr 2016 ein fast ausschließlich (also zu mehr als 90 %) für die betrieblichen und beruflichen Tätigkeiten genutzter Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre der eigenen privaten Wohnung oder des eigenen Hauses eingebunden ist. Ein Raum ist in der häuslichen Sphäre eingebunden, wenn er zusammen mit Deinem privaten Wohnraum eine Einheit bildet. Es kann sich dabei also auch um einen Raum auf dem Dachboden oder im Keller handeln.

Arbeitszimmer absetzen: Diese Kriterien muss der Raum erfüllen

• Es muss ein separater Raum mit Tür sein. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer genügt nicht. Es sollte am besten auch kein Durchgangszimmer sein: Nur in wenigen Einzelfällen haben Finanzgerichte bis hinauf zum BFH Durchgangszimmer als Arbeitszimmer akzeptiert.

• Die private Mitbenutzung darf höchstens 10% betragen. Also am besten raus mit dem Bügelbrett und dem Gästebett!

• Es muss neben dem Arbeitszimmer für alle Bewohner noch genügend Wohnraum zur privaten Nutzung verbleiben. Wenn Du allein lebst und Dein Arbeitszimmer 30 m² einer 50 m² großen Zweizimmerwohnung einnimmt, wird es vom Finanzamt nicht anerkannt.

• Das Zimmer soll typischerweise büromäßig ausgestattet und laut BFH geeignet sein für „gedankliche, schriftliche, verwaltungstechnische oder organisatorische Arbeiten“. Zur Regel gibt es wie üblich auch Ausnahmen: Eine Musikerin erstritt 2010 vor dem FG Köln, dass ihr heimisches Musikzimmer, in dem sie Stücke einstudiert, als häusliches Arbeitszimmer anerkannt wird, obwohl es keine typische Büroausstattung aufweist.

Es darf weder reger Publikumsverkehr im häuslichen Arbeitszimmer herrschen noch dürfen dort weitere Angestellte arbeiten. In diesem Fall wäre es nämlich kein häusliches Arbeitszimmer, sondern eine häusliche Betriebsstätte, wie z.B. ein Ausstellungsraum, eine Kanzlei oder eine Praxis im eigenen Haus. Die Aufwendungen für Raum und Ausstattung dürften dann in voller Höhe als Betriebskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Wann kann ich ein Arbeitszimmer absetzen?

1. Kein anderer Arbeitsplatz verfügbar: beschränkter Abzug

Wenn sich der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit zwar nicht im häuslichen Arbeitszimmer befindet, Du aber trotzdem einen Teil Deiner Arbeit von zu Hause erledigen musst, da Dir Dein Arbeitgeber keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, kannst Du Deine Aufwendungen abziehen – in einer Höhe von bis zu 1.250 Euro im Jahr.

Das trifft zum Beispiel zu auf

• Dozenten oder Lehrer, die ihren Unterricht zu Hause vor- und nachbereiten und Klausuren korrigieren. Sie haben dafür keinen anderen Arbeitsplatz – z.B einen eigenen Schreibtisch in der Schule.

Ebenso gilt das für

• Außendienstmitarbeiter und Handelsvertreter, die ihre Arbeit zum großen Teil beim Kunden vor Ort verrichten und kein Büro bei ihrem Arbeitgeber nutzen können, um Abrechnungen und Reiseberichte zu erstellen.

Du musst dem Finanzamt allerdings belegen können, dass Du auf Dein heimisches Büro angewiesen bist. Wenn es Dir auf der Arbeit manchmal zu laut ist und Du deshalb freiwillig ab und zu im Home-Office arbeitest, obwohl Dir ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, gehst Du leer aus. Am besten besorgst Du Dir die Bestätigung Deines Arbeitgebers, dass Du für manche Tätigkeiten tatsächlich keinen anderen Arbeitsplatz als den zu Hause hast.

2. Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit: unbeschränkter Abzug

Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Deiner gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet, kannst Du Deine tatsächlichen Aufwendungen für das Arbeitszimmer absetzen, und zwar in voller Höhe.

Auf diese Berufsgruppen trifft das unter anderem zu

• Heimarbeiter
• Schriftsteller
• Künstler
• Freie Journalisten
• Grafikdesigner

Tipp: Der Höchstbetrag beim beschränkten Abzug ist personenbezogen

Ein Lehrerehepaar hat vor dem FG Baden-Württemberg geklagt, weil das Finanzamt es ablehnte, einen Abzug von 1.250 Euro pro Person zu gewähren, obwohl sie jeweils die Voraussetzungen für die Absetzung ihres gemeinsamen häuslichen Arbeitszimmers erfüllten und es zu gleichen Anteilen nutzten und zahlten. Das Finanzgericht wies die Klage zunächst ab, musste aber die Revision laut BFH zulassen. Das BFH-Urteil von 2016 hat den § 4 Abs. 5 EstG neu interpretiert und entschieden (Aktenzeichen VI R 53/12 und VI R 86/13), dass der Höchstbetrag nun personenbezogen und nicht mehr objektbezogen gilt.

Welche Aufwendungen kann ich für das Arbeitszimmer absetzen?

Am besten nimmst Du Deine jährliche Nebenkostenabrechnung zur Hand und rechnest die anteiligen Kosten aus, die prozentual auf die Fläche des Arbeitszimmers entfallen. Wenn Dein Arbeitszimmer 15 m² groß ist und Deine Wohnung 100 m², kannst Du entsprechend 15 % der jeweiligen Posten absetzen.

1. Raum (anteilige Kosten)

• Miete (bei Immobilienbesitzern die Abschreibung für das Gebäude und Schuldzinsen für Kredite)
• Darlehenszinsen
• Energie- und Wasserkosten
• Reparaturen
• Reinigung
• Versicherungsbeiträge (z.B. Gebäude- oder Hausratversicherung)
• Müllabfuhr
• Heizungswartung
• Grundsteuer
• Beiträge zum Mieterverein
• Schornsteinfeger
• …

2. Ausstattung (volle Kosten)

Zur absetzbaren Ausstattung gehören Renovierungs- und Sanierungskosten sowie Kosten für Bodenbeläge, Tapeten, Teppiche, Fenstervorhänge, Gardinen und Lampen. Achtung: Die Büromöbel und Büroausstattung gehören zwar nicht zu den Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer. Du kannst sie aber selbstverständlich trotzdem als Arbeitsmittel von der Steuer absetzen (siehe unten).

Überprüfung des Arbeitszimmers durch das Finanzamt

Wenn Du zum ersten Mal ein häusliches Arbeitszimmer in Deiner Steuererklärung angibst, schickt Dir das Finanzamt einen Fragebogen. Darin wird der inhaltliche, qualitative Schwerpunkt Deiner beruflichen und betrieblichen Betätigung abgefragt. Wenn der Mittelpunkt Deiner Arbeit nicht im Home-Office liegt, erklärst Du, warum Dir für eine bestimmte Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz als Dein heimisches Zimmer zur Verfügung steht. So wird festgestellt, ob der beschränkte Abzug auf Dich zutrifft oder ob Du Deine Aufwendungen in voller Höhe absetzen kannst.

Zudem führst Du aus, wer das Zimmer zu welchen Zwecken nutzt, wie es in die häusliche Sphäre Deiner Wohnung eingebunden ist, wer noch mit Dir zusammen wohnt und welche Raum- und Ausstattungskosten Du geltend machst. Besuche vom Finanzamt zur Überprüfung Deiner Angaben kommen nur selten vor und werden in der Regel vorher angekündigt.

Regelung für das Homeoffice ab 2023

Zu den Steueränderungen 2023 gehören auch Angleichungen beim häuslichen Arbeitszimmer und bei der Homeoffice-Pauschale. Die Homeoffice-Pauschale, 2020 Corona-bedingt eingeführt, wurde entfristet, erhöht und in der Anwendung erweitert. Damit soll das Homeoffice insgesamt erleichtert und entbürokratisiert werden.

Unbeschränkter Abzug beim Arbeitszimmer als Mittelpunkt bleibt bestehen

Um ein Arbeitszimmer absetzen zu können, muss es weiterhin die strengen Voraussetzungen erfüllen. Aber: Ab 2023 fällt der beschränkte Abzug weg. Nur noch das häusliche Arbeitszimmer als Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Betätigung ist abziehbar, und zwar nach wie vor in voller Höhe oder, und das ist neu: mit einer Jahrespauschale von 1.260 Euro. Für die brauchst Du keine Nachweise. Allerdings musst Du für jeden Monat, in dem Du die Voraussetzungen nicht erfüllst, 1/12 abziehen.

Die tatsächlichen Aufwendungen für das Arbeitszimmer liegen bei vielen Steuerpflichtigen allerdings über der Pauschale. Sie profitieren eher vom unbeschränkten Abzug als von der neuen Jahrespauschale.

Was ist mit dem ehemals beschränkten Abzug?

Die Homeoffice-Pauschale wird ab 2023 zu einer neuen Tagespauschale für das Home-Office. Du kannst sie für jeden Arbeitstag ansetzen, den Du überwiegend (über 50 % der Arbeitszeit) zu Hause arbeitest, unabhängig davon, ob Du ein häusliches Arbeitszimmer hast oder nur eine Arbeitsecke.

Zusätzlich wird die Homeoffice-Pauschale ab dem Steuerjahr 2023 erhöht: Du kannst an bis zu 210 Tagen im Jahr (zuvor 120 Tage) nun 6 Euro pro Homeoffice-Tag absetzen (zuvor 5 Euro). Insgesamt kannst Du also bis zu 1.260 Euro Homeoffice-Pauschale geltend machen.

Neu: Wenn Dir für bestimmte Tätigkeiten dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kannst Du die Pauschale auch dann ansetzen, wenn Du an dem Tag nicht überwiegend zu Hause gearbeitet hast, sondern auch im Büro oder Betrieb warst. Auch hier sind bis zu 1.260 Euro Pauschale drin. Das ist z.B. für Lehrkräfte interessant, die an einem Kalendertag in der Schule unterrichten und dann zu Hause den Unterricht vor- und nachbereiten.

Mehr zur Homeoffice-Pauschale erfährst Du in unserem Artikel: So funktioniert die Homeoffice-Pauschale

Tipp: Arbeitsmittel absetzen geht auch ohne Arbeitszimmer

Auch wenn das Finanzamt Dein Arbeitszimmer nicht als häusliches Arbeitszimmer anerkennt, kannst Du als alle selbst aufgewendeten Arbeitsmittel als Werbungskosten steuerlich absetzen. Selbstständige machen sie als Betriebskosten geltend. Wichtig ist, dass die Arbeitsmittel der beruflichen Nutzung dienen. Wenn sie zu mehr als 90 % zu beruflichen Zwecken genutzt werden, sind sie in voller Höhe absetzbar. Wo in Deiner Wohnung sie sich befinden, spielt dabei keine Rolle. Nutzt Du das Arbeitsmittel allerdings auch privat, musst Du die Kosten aufteilen. Den beruflichen Anteil kannst Du dann absetzen.

Beispiele für Arbeitsmittel

• Computer
• Smartphone
• Berufsbekleidung
• Fachliteratur
• Aktentasche
• Werkzeug
• Anwender-Software
• Büromöbel
• Büromaterial

Anschaffungskosten eines Arbeitsmittels bis 800 Euro netto (952 Euro inkl. MwSt.) sind im Kaufjahr in voller Höhe absetzbar. Bei teureren Gegenständen muss über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die hat das BMF in der AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzung) für jedes Arbeitsmittel festgelegt. Hebe deshalb alle Rechnungen und Quittungen auf!

Achtung: Die Nutzungsdauer eines Computers und der zugehörigen Software hat das Bundesfinanzministerium zum 1. Januar 2021 von bisher 3 Jahren auf nun 1 Jahr herabgesetzt. Du kannst einen neuen beruflich genutzten Computer also bereits im Kaufjahr in voller Höhe absetzen.