Computer absetzen und weniger Steuern zahlen

Fast jeder Berufstätige hat auch privat einen Computer. Viele Steuerzahler können ihren Computer von der Steuer absetzen und damit Geld sparen. Dieser Beitrag erklärt, wie man mit dem Absetzen eines Computers möglichst viel Steuern spart. Die Regeln sind für Desktop-PCs, Laptops oder andere Computer gleich: Um einen Rechner steuerlich abzusetzen, muss dieser auch beruflich genutzt werden. Dies ist aber bei mehr Menschen der Fall als man zunächst denkt.

Als berufliche Nutzung gilt zum Beispiel das Abrufen beruflicher E-Mails. Manche Arbeitnehmer nutzen ihren Computer auch, um Texte, Präsentationen oder Berechnungen für die Arbeit vorzubereiten. Lehrer bereiten den Unterricht oft auf ihrem privaten Rechner vor. Wer auf seinem Laptop oder seinem PC Bewerbungen für neue Stellen schreibt, nutzt diesen ebenfalls beruflich. Studenten benötigen in der Regel ihren Laptop oder PC, um zu lernen, Unterlagen herunterzuladen und Hausarbeiten zu schreiben.

Regeln für die Geltendmachung der Computerkosten

Anschaffungspreis entscheidet über Dauer der Abschreibung

Es hängt vom Anschaffungspreis ab, ob die Kosten sofort in voller Höhe abgeschrieben (geltend gemacht) werden können. Arbeitsmittel mit einem Preis von weniger als 952 Euro inklusive Mehrwertsteuer können sofort in voller Höhe abgesetzt werden. Ein teurerer Laptop oder Computer muss über drei Jahre Nutzungsdauer schrittweise abgeschrieben werden. Dabei zählen nur die Monate ab dem Kaufdatum.

Für im zweiten Halbjahr 2020 erworbene Computer gilt wegen des gesenkten Mehrwertsteuersatzes vorübergehend eine etwas niedrigere Schwelle – schon ab einem Preis von 928 Euro inklusive Mehrwertsteuer muss ein Computer über drei Nutzungsjahre abgeschrieben werden.

Ein Rechen-Beispiel für einen ausschließlich beruflich genutzten Computer: Herr Arnold kauft sich im April 2020 ein Notebook im Wert von 1.200 Euro, um im Home Office arbeiten zu können und auf dem Gerät Bewerbungen zu schreiben. Er kann dem Finanzamt nachweisen, dass er das Gerät nicht privat nutzt. Herr Arnold muss das Notebook über drei Jahre abschreiben – dies ergibt eine Abschreibung von 400 Euro pro ganzem Jahr. Da der Kauf im April stattfand, kann im ersten Kalenderjahr aber nur der Anteil für die Monate April bis Dezember abgeschrieben werden. Das heißt: Herr Arnold schreibt im Jahr 2020 300 Euro ab, in den Jahren 2021 und 2022 jeweils 400 Euro und im Jahr 2023 die restlichen 100 Euro.

Eine Online-Steuererklärung hilft dabei, solche Abschreibungen in der Steuererklärung richtig anzugeben.

Beruflicher Anteil der Nutzung

Bei Arbeitnehmern nimmt das Finanzamt in der Regel an, dass ein Computer auch privat genutzt wird. Dann wird pauschal nur die Hälfte des Preises abgeschrieben. Herr Arnold könnte dann also nur 200 Euro pro vollem Jahr abschreiben. Er müsste dem Finanzamt trotzdem mitteilen, für welche Aufgaben er den Rechner beruflich nutzt. Infrage kommen zum Beispiel das Lesen und Senden geschäftlicher E-Mails, Fortbildungen, Internetrecherchen oder Bewerbungen.

Falls Herr Arnold sein Notebook zu mehr als 50 Prozent für den Beruf und Bewerbungen nutzt, muss er dies dem Finanzamt begründen und glaubhaft machen. Eine private Nutzung von weniger als 10 Prozent wäre dabei allerdings unerheblich und würde einen hundertprozentigen Ansatz der Kosten erlauben.

Eine Möglichkeit ist, ein Buch über die Nutzungszeit des Rechners zu führen und dort den konkreten Grund der Nutzung, Datum und Uhrzeiten einzutragen. Dieses Buch würde einem Fahrtenbuch für den Pkw ähneln und könnte dem Finanzamt vorgelegt werden. Der Nachteil daran ist der Aufwand, ein solches Buch zu führen. Allerdings reicht es in der Regel aus, das Buch drei Monate lang zu nutzen und diesen repräsentativen Zeitraum für das ganze Jahr zu verwenden.

Schneller Verschleiß: kürzere Abschreibungsdauer

Falls ein Laptop besonders stark beansprucht wird und deshalb nach weniger als drei Nutzungsjahren ersetzt werden muss, können Steuerzahler ihr neues Gerät im Einzelfall auch für einen kürzeren Zeitraum abschreiben. Dafür ist es aber notwendig, dem Finanzamt die hohe Belastung des Geräts plausibel zu erklären. Der Vorteil durch eine schnellere Abschreibung ist begrenzt – durch die längere Abschreibungsdauer von drei Jahren geht kein Geld verloren.

Weitere Technik für das Home-Office

Beruflich genutzte Drucker, Bildschirme, Tastaturen, Computer-Mäuse, Arbeitstische und andere Technik können ebenfalls abgeschrieben werden. Da Tastaturen und Computer-Mäuse nur in Zusammenhang mit einem Computer funktionieren, muss ihr Kaufpreis bei der Erstanschaffung grundsätzlich auf den Preis des Computers addiert werden. Landet man dann bei mehr als 952 Euro, müssen die Kosten wie oben beschrieben auf drei Jahre abgeschrieben werden. Eine solche jahrelange Abschreibung heißt im Steuerrecht „Absetzung für Abnutzung“, kurz AfA.

Wird eine neue Tastatur oder Computer-Maus erst in einem späteren Jahr gekauft – zum Beispiel, weil die alte defekt ist – wird der Betrag einzeln abgeschrieben. Ein Arbeitstisch, ein Smartphone oder ein eigenständiges Multifunktionsgerät (Drucker und Kopierer in einem) kann hingegen auch ohne Computer einen Dienst erweisen. Deshalb werden diese Ausgaben separat verbucht und können oft noch im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden.

Eine zweite Festplatte, eine neue Grafikkarte oder mehr Arbeitsspeicher sind nicht eigenständig nutzbar. Falls solche Computer-Bestandteile nachträglich gekauft und in den Computer eingebaut werden, zählen die Ausgaben als nachträgliche Anschaffungskosten. Diese Kosten werden zu dem Restwert des Computers addiert und auf die verbleibende Restnutzungsdauer abgeschrieben. Mit dem Restwert ist der Betrag gemeint, der noch nicht abgeschrieben ist. Ein Beispiel: Falls Herr Arnold sein 1.200 Euro teures Notebook mindestens zu 90 Prozent beruflich nutzt, kann er den vollen Rechnungsbetrag abschreiben. Nach zwölf Monaten sind 400 der 1.200 Euro abgeschrieben. Der buchhalterische Restwert des Computers beträgt dann 800 Euro. Beim Kauf und Einbau einer neuen Grafikkarte im Wert von 530 Euro, erhöht sich der Restwert des Computers auf 1.330 Euro. Dieser Betrag muss auf die verbliebenen 24 Monate abgeschrieben werden.

Was passiert, wenn der Computer bis zum Kauf bereits vollständig abgeschrieben ist? Wenn dann eine Grafikkarte gekauft wird, kann sie auf einen Schlag abgeschrieben werden, solange sie nicht mehr als 952 Euro gekostet hat.

Wo trägt man als Arbeitnehmer oder Student die Computer-Kosten in der Steuererklärung ein?

Arbeitnehmer, Beamte und Studenten tragen ihre Ausgaben für beruflich genutzte Computer als Werbungskosten in der Anlage N ab Zeile 42 unter Aufwendungen für Arbeitsmittel ein. Früher war der Eintrag in Zeile 41. Falls der Betrag über mehrere Jahre abgeschrieben wird, trägt man den entsprechenden Teilbetrag für das Steuerjahr ein. Eine Papier-Steuererklärung kann aber viel Zeit rauben und Frust verursachen. Online kann eine Steuererklärung einfach und schnell abgegeben werden. Eine Online-Steuererklärung schont außerdem die Umwelt.

Nicht vergessen: Man sollte für das Finanzamt angeben, welche beruflichen Tätigkeiten am Computer ausgeübt werden.

Das Finanzamt kann Rechnungen für die Ausgaben anfordern. Deshalb sollten Arbeitnehmer, Beamte, Rentner und Studenten ihre Belege nach Rechtskraft des Steuerbescheids noch mindestens ein Jahr aufbewahren. Selbstständige sind sogar verpflichtet, diese Unterlagen zehn Jahre lang aufzuheben.

Vermieter können Computer abschreiben

Auch Vermieter benötigen in der Regel einen Computer, um mit ihren Mietern zu kommunizieren und Betriebskostenabrechnungen zu schreiben. Deshalb können sie den dafür genutzten Computer als Werbungskosten ebenfalls von der Steuer absetzen und in der Anlage V eintragen. Falls der Computer auch privat genutzt wird, kann hier in der Regel die Hälfte des Anschaffungspreises abgeschrieben werden.

Auch Selbstständige können den Computer als Kosten ansetzen

Freiberufler schreiben ihren Computer als Werbungskosten in der Anlage S ab. Gewerbetreibende geben ihre Werbungskosten in Anlage G an. Auch Freiberufler und Gewerbetreibende müssen den Computer grundsätzlich über drei Jahre abschreiben, falls er inklusive Zubehör und Umsatzsteuer teurer als 952 Euro ist. Falls häufig neue Computer gekauft werden müssen, kann es sich lohnen, eine kürzere „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ anzusetzen – zum Beispiel nur zwei Jahre. Dieser Zeitraum sollte dem Finanzamt schlüssig erklärt werden können.

Der für das Unternehmen gekaufte Rechner darf höchstens zu zehn Prozent privat genutzt werden. Bei einer höheren privaten Mitnutzung dürfte der Rechner sonst nur anteilig abgeschrieben werden und das wäre für den Selbstständigen finanziell schlecht.

Selbstständige haben besondere Möglichkeiten, Arbeitsmittel abzuschreiben. Zum Beispiel können sie in der Regel bei Computern 20 Prozent der Anschaffungskosten als Sonderabschreibung absetzen.

So setzen Studenten einen Computer ab

Studenten, die einen Nebenjob haben, können den Computer für ihr Studium oder ihre Arbeit als Werbungskosten absetzen und zahlen dann weniger Steuern. Diese Variante lohnt sich aber erst ab einem jährlichen Einkommen, das höher ist als der Grundfreibetrag. Für das Jahr 2020 gilt für Singles ein Grundfreibetrag von 9.408 Euro. Für das Jahr 2021 soll der Grundfreibetrag für Singles auf 9.744 Euro steigen. Bis zum Grundfreibetrag bleibt das Einkommen steuerfrei.

Studenten, die eine Zweitausbildung absolvieren, können einen Verlustvortrag beantragen, falls sie mehr Geld für ihr Studium ausgeben als sie durch Erwerbsarbeit einnehmen. Bei den Ausgaben kann der Computer berücksichtigt werden. Der Verlustvortrag funktioniert wie eine Art Steuergutschrift, die in späteren Jahren eingelöst werden kann. Das Finanzamt speichert den Verlustvortrag. Nach einem Verlustvortrag sollte aber für alle folgenden Jahre ebenfalls eine Steuererklärung eingereicht werden. Andernfalls verfällt der Verlustvortrag. Als Zweitausbildung zählen unter anderem ein Master-Studium, eine Promotion oder ein Bachelor-Studium, das nach einer bereits abgeschlossenen Berufsausbildung absolviert wird. Für eine Erstausbildung ist ein Verlustvortrag nicht möglich. Viele Steuer-Tipps für Werbungskosten bei Studenten sind hier zu finden - die wichtigen Steuer-Fälle für Studenten sind hier einfach erklärt.