Verpflegungsmehraufwand bei der Dienstreise: Was ist das?

In vielen Berufen ist es notwendig, zu Geschäftspartnern zu reisen. In der Regel übernimmt zwar der Arbeitgeber die Reisekosten, doch das ist nicht immer der Fall. Auch bei Bewerbungsgesprächen bei Behörden ist die Unsitte verbreitet, dass Bewerber die Kosten für die An- und Abreise selbst zahlen müssen. Mit dem Verpflegungsmehraufwand lässt sich ein Teil der entstandenen Kosten bei der Steuererklärung zurückholen.

Ausgaben auf der Dienstreise

Verpflegungskosten, die während einer Dienstreise entstehen, können pauschal von der Steuer abgesetzt werden. Dafür gibt es den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Die Voraussetzung dafür ist aber, dass die Reise mindestens acht Stunden andauert.

Wie hoch fällt der Verpflegungsmehraufwand aus?

Ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden können 14 Euro abgesetzt werden. Für eine mehrtägige Abwesenheit gibt es mehr Erstattung: Für den An- und Abreisetag jeweils 14 Euro und für die Tage mit ganztägiger Abwesenheit 28 Euro.

Ein Rechen-Beispiel: Vanessa Klingele reist am Dienstagnachmittag um 15 Uhr beruflich von Stuttgart nach Frankfurt am Main, übernachtet dort zwei Mal für ihre beruflichen Termine und reist am Donnerstagmittag um 11 Uhr wieder von Frankfurt nach Stuttgart zurück. Für die beiden An- und Abreisetage Dienstag und Donnerstag erhält sie jeweils 14 Euro. Am Mittwoch ist die den ganzen Tag nicht in Stuttgart und darf deshalb 28 Euro abrechnen. Unter der Voraussetzung, dass ihr Arbeitgeber ihr kein Geld für die Verpflegung gibt. Falls der Arbeitgeber zwar die Fahrt- und Hotelkosten übernimmt, Vanessa Klingele ihr Frühstück und weitere Verpflegung aber privat zahlen muss, kann sie trotzdem die Verpflegungspauschale abrechnen.

Wenn der Arbeitgeber die Fahrt- und Reisekosten nicht bezahlt, können diese Ausgaben als Werbungskosten abgesetzt werden.

Die Höhe der Verpflegungspauschalen wird in der Regel nach einigen Jahren angepasst. Bis Ende 2019 betrug die Verpflegungspauschale für einen ganzen Tag 24 Euro, für An- und Abreisetage jeweils 12 Euro.

Für Auslandsreisen gelten höhere Pauschalen. Die konkrete Höhe hängt vom Zielland der Reise ab.

Hinweis: Wer in einem Unternehmen arbeitet, das für die Verpflegungskosten aufkommt, kann meist mit vorgefertigten Formularen die Reisekosten-Rückerstattung bei seinem Vorgesetzten oder Sekretariat einreichen.

Verpflegungsmehraufwand bei monatelanger Dauer

Bei einem langen beruflichen Aufenthalt an einem anderen Ort kann der Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten drei Monate in Anspruch genommen werden. Wird die Auswärtstätigkeit jedoch für vier Wochen unterbrochen, kann die Pauschale wieder beansprucht werden. Auch Urlaube und Krankheitstage zählen zu einer solchen vierwöchigen Unterbrechung.

Anders verhält es sich bei Kosten, die unmittelbar mit der Dienstreise entstehen – zum Beispiel Ausgaben für Fahrten, Übernachtungen und Reisenebenkosten. Diese sind auch bei einer mehr als dreimonatigen Abwesenheit steuerlich absetzbar.

Zusammenfassung Verpflegungsmehraufwand

• Es gibt eine Pauschale für berufliche Reisen von mehr als acht Stunden.
• Bei einer mehrtägigen Reise ist die Pauschale für ganztägige Abwesenheitstage höher.
• Die tatsächlichen Verpflegungskosten für Essen etc. werden nicht berücksichtigt.

Übernachtungspauschale

Eine weitere Möglichkeit, Geld zu sparen, ist die sogenannte Übernachtungspauschale für Arbeitnehmer. Arbeitnehmer können sich eine steuerfreie Übernachtungspauschale vom Arbeitgeber erstatten lassen. Für Übernachtungen in Deutschland werden 20 Euro je Übernachtung akzeptiert. Der Arbeitgeber ist allerdings nicht dazu verpflichtet, eine Übernachtungspauschale zu zahlen. Bei kostenfreien Übernachtungen des Arbeitnehmers bei Freunden ist eine Übernachtungspauschale nicht möglich.

Sollte ein Arbeitgeber nicht die vollständigen Hotelkosten erstatten, sondern nur einen Teil davon, können die verbliebenen Kosten in der Einkommenssteuererklärung abgesetzt werden.