Vorlage für den Eigenbeleg

Ja, es gibt sie: Dinge, welche die sonst so komplizierte Steuererklärung einfach machen. Und die dem Steuerzahler sogar Spaß bereiten. Eine dieser erfreulichen Dinge ist der sogenannte Eigenbeleg.

Mit einem Eigenbeleg können gegenüber dem Finanzamt Kosten nachgewiesen werden, für die es sonst keinen Nachweis gibt. Es sind vor allem zwei Gründe, die dazu führen, dass Kosten nicht auf eine andere Weise belegt werden können:

• Erstens, dass ein Beleg verloren gegangen ist – ob im schlechtesten Fall durch Schlampigkeit oder bei einem Umzug oder unverschuldet durch einen Brand.
• Zweitens fallen ab und zu berufsrelevante Ausgaben an, für die es keine Rechnung gibt. Beispiel Trinkgeld: Wer einem Umzugshelfer Trinkgeld gibt, wird dafür in der Regel keine Quittung erhalten. Beispiel Parkgebühren: Bei manchen Parkautomaten ist es nicht möglich, einen Beleg zu erhalten.

In solchen Fällen hilft der Eigenbeleg. Er wird vom Steuerpflichtigen selbst ausgefüllt. Ein Muster für einen Eigenbeleg findest Du in diesem Dokument, das wir Dir zum Download bereitstellen.

Der Beleg muss folgende Informationen enthalten:

• Datum der Ausgaben,
• Name und Anschrift des Zahlungsempfängers,
• Anlass der Ausgaben (zum Beispiel der Name des gekauften Produkts oder der Dienstleistung),
• ausgegebener Betrag,
• Unterschrift des Steuerpflichtigen zusammen mit dem Datum, an dem der Eigenbeleg erstellt wurde.

Für manche Menschen könnte es verlockend wirken, irgendwelche Ausgaben zu erfinden und sich einfach Eigenbelege zu schreiben. Doch das ist illegal und wäre Steuerhinterziehung! Weil manche Menschen trotzdem bei der Steuererklärung betrügen, gibt es leider keinen Rechtsanspruch auf die Anerkennung von Eigenbelegen. Das Finanzamt kann Eigenbelege ablehnen. Ehrliche Steuerzahler, die eine Steuer-Lösung wie unsere nutzen, werden aber wenige Probleme haben – sie geben nur ihre tatsächlichen Ausgaben oder Pauschalen an und legen diese plausibel dar. Auch Finanzbeamte sind Menschen und verstehen, wenn aus einem guten Grund ein einzelner Beleg nicht vorhanden ist.

Generell helfen Pauschalen, die Steuererklärung einfach abzugeben und nur wenige Belege sammeln zu müssen. Zu den Pauschalen, die in einer Steuererklärung genutzt werden können, gehören unter anderem:

• die Entfernungspauschale,
• die Werbungskostenpauschale,
• die Verpflegungspauschale,
• die Pauschale für sonstige Umzugskosten bei beruflich notwendigen Umzügen.

Erklärungen zu diesen und weiteren Pauschalen sind hier zu finden.

Praxis-Beispiel Eigenbeleg:

Falls es zum Beispiel nötig ist, für ein Vorstellungsgespräch das Auto schnell zu parken und nach dem Parken kein Nachweis für die entstandenen Kosten verfügbar ist, könnte der Steuerzahler sich einen Eigenbeleg schreiben. Dafür kann er die Einladung zum Vorstellungsgespräch ausdrucken und an den Eigenbeleg tackern. Besonders penible Steuerzahler könnten als zusätzlichen Nachweis auch die Preistafel für das Parken abfotografieren und ausdrucken, aber das ist eigentlich nicht notwendig. Der Nachweis, an demselben Tag ein Vorstellungsgespräch gehabt zu haben, dürfte den Finanzbeamten überzeugen, dass die Kosten tatsächlich angefallen sind.

Skeptisch werden Finanzbeamte in der Regel, wenn die Zahl der Eigenbelege groß ist oder die Beträge der Eigenbelege unrealistisch hoch sind.

Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt

Seit dem Steuerjahr 2017 müssen Steuerzahler ihre Belege erst nach einer Aufforderung durch das Finanzamt einreichen. Dies nennt man Belegvorhaltepflicht und gilt auch für Eigenbelege. Dadurch können Arbeitnehmer leichter eine Online-Steuererklärung abgeben. Ihre Rechnungen und Quittungen dürfen die Arbeitnehmer in der Regel erst ein Jahr nach Rechtskraft des Steuerbescheids wegwerfen.

Kein Vorsteuer-Abzug bei Eigenbeleg

Für Unternehmer haben Eigenbelege einen Nachteil: Die Umsätze, für die es nur einen Eigenbeleg gibt, können nicht für den Vorsteuer-Abzug genutzt werden. Das heißt, der Unternehmer kann seine gezahlte Umsatzsteuer nicht mit der Umsatzsteuer verrechnen, die er seinen Kunden selbst in Rechnung gestellt hat. Für Arbeitnehmer, die keine Rechnungen schreiben, ist dieser Punkt aber unbedeutend – sie können sich freuen, dass sie in Ausnahmefällen einen Eigenbeleg nutzen können.