Geschäftsreise oder Urlaub? Manchmal ist beides gleichzeitig möglich

Der Gedanke ist schon verlockend: Für den Auftraggeber die Arbeit erledigen und gleichzeitig in der Sonne brutzeln und die schönsten Länder dieser Erde erkunden. Für Angestellte ist das eher eine Traumvorstellung als Realität. Für Selbstständige und Freiberufler könnte so ein Berufsleben Wirklichkeit werden.

Der Sommer steht inzwischen vor der Tür und viele Freiberufler genehmigen sich die wohlverdiente Auszeit von der Selbstständigkeit. Reine Urlaubskosten können zwar nicht von der Steuer abgesetzt werden. Wenn berufliche Pflichten und Privatvergnügen miteinander verbunden werden, lässt sich aber zumindest ein Teil der Kosten abschreiben.

Grundsätzlich muss aber immer davon ausgegangen werden, dass das Finanzamt in diesen Fällen besonders aufmerksam ist. Wer jetzt also daran denkt, die nächsten Flüge in die Karibik zu buchen, ist besser beraten, wenn er sich zunächst einmal mit diesem Artikel befasst.

Urlaub als Selbstständiger: Was lässt sich steuerlich absetzen?

Die Urlaubskosten sind nicht steuerlich absetzbar. Die Reise muss beruflich veranlasst sein oder zumindest berufliche Pflichten beinhalten, damit der Fiskus für Fahrtkosten, Unterkunft und Co. aufkommt. Als berufliche Tätigkeit zählt der Kongress im Ausland ebenso wie das Seminar im Inland. Auch lassen sich Forschungsaufträge oder Fortbildungen in einem begrenzten Umfang von der Steuer absetzen.

In jedem Fall müssen die Tätigkeiten genau dokumentiert werden. Handelt es sich bei dem Kundenbesuch am Urlaubsresort um eine berufliche Pflicht, sollte dies festgehalten werden – am besten auch mit Bestätigung des Kunden, falls das Finanzamt Rückfragen haben sollte. Idealerweise werden auch Reiseprogramm und Tagungsunterlagen vorgelegt.

Hinweis: Nicht abgesetzt werden können reine Bildungsreisen. Wer sich nach Paris begibt, um die Sprache zu erlernen, muss für die Reisekosten zu hundert Prozent selbst aufkommen.

Wie viel Urlaub ist zu viel Urlaub?

Als Faustregel gilt: Beträgt die berufliche Pflicht weniger als zehn Prozent der Reisezeit, ist das Finanzamt nicht zur Kostenübernahme verpflichtet. In der Regel beträgt die steuerliche Vergünstigung dann null. Eine 14-tägige Reise sollte also mindestens zwei oder drei volle Arbeitstage enthalten, in denen das Hauptaugenmerk auf der beruflichen Tätigkeit liegt.

In jedem Fall können die Kosten, die mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängen, von der Steuer abgesetzt werden. Dies ist auch dann möglich, wenn es sich um ein einzelnes Seminar handelt. Die Werbungskosten müssen dann jedoch separat geltend gemacht und der Rest der Urlaubszeit darf nicht inkludiert werden. Wird dies beachtet, erstattet die Behörde zumindest einen Teil des Reisebudgets.

Andersherum gewährt das Finanzamt große Vergünstigungen, wenn maximal zehn Prozent der Reisezeit aus privaten Tätigkeiten bestehen. Wer sich während des 14-tägigen Seminars einen Tag Entspannung genehmigt, kann also mit dem vollen Abzug rechnen. Eine Aufteilung ist in diesem Fall nicht notwendig.

Sind Mitreisende steuerlich absetzbar?

Auch wenn weitere Reisende am Urlaub teilnehmen, können berufliche Aufwendungen von der Steuer abgesetzt werden – die Ausgaben der Mitreisenden allerdings mit Einschränkungen. In der Regel müssen die Kosten für die Mitreisenden selbst übernommen werden. Ausnahmeregelungen können gelten, wenn die Reise im Rahmen einer Beamtentätigkeit stattfindet.

Deshalb gilt: Vor Reisebeginn mit dem Finanzamt absprechen, welche Tätigkeiten absetzbar sind und welche nicht. Dann können mit Blick aufs Detail auch Geschäftsessen im Strandrestaurant und Tagungen im sonnigen Resort von der Steuer abgesetzt werden.