Was sich 2019 bei der Reisekostenabrechnung verändert hat

Was sich 2019 bei der Reisekostenabrechnung verändert hat

Wie Dienstreisen steuerlich zu behandeln sind, ist klar gesetzlich geregelt. Wie in vielen anderen Fällen auch ändern sich die steuerlichen Rechtmäßigkeiten mit der Zeit. Zum Jahresumbruch nach 2019 kamen dieses Mal Veränderungen bei der Reisekostenabrechnung ins Spiel. Natürlich wurde nicht das alte Prinzip vollständig über Bord geworfen, dennoch sollten Unternehmer und Angestellte wissen, welche Regelungen aktuell bezüglich des Verpflegungsmehraufwands bei Auslandsreisen gelten und ob es bei innerdeutschen Reisen Veränderungen gibt.

Reisen innerhalb Deutschlands

Wie bei so vielen Änderungen treffen diese oft nur einen Teil der Unternehmer. Wer höchstens Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands durchführt, der hat deutlich weniger Änderungen zu beachten als Unternehmer, die durch ganz Europa reisen. Trotzdem gibt es auch für innerdeutsche Reisen einiges zu beachten:

• Sachbezugswerte: Unternehmer übernehmen teils die Bewirtung für Mitarbeiter, die auf Geschäftsreisen unterwegs sind. Wer allerdings diese Werte geltend machen möchte, der muss im Lohnkonto den Kennbuchstaben »M« nutzen. Er steht für Mahlzeit und ist in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung Pflicht.
• Sachbezugswerte als steuerfreies Einkommen: Im Rahmen einer Geschäftsreise erhalten Mitarbeiter auch Werte, die nicht direkt mit Geld in Verbindung stehen. Die Firmenwagennutzung, Rabatte auf Unternehmensprodukte oder auch die Bewirtung durch den Arbeitgeber gehören dazu. Diese Sachbezugswerte gehören bei Angestellten zum Lohn dazu, bei Unternehmern gelten sie als Teil des Gewinns. Somit werden diese Mittel zum versteuerbaren Einkommen gezählt und müssen in der Reisekostenabrechnung aufgenommen werden.
• Bewirtung/Beherbergung: Die Werte wurden für 2019 neu angepasst. Der Monatswert beträgt nun täglich 7,70 Euro, was eine monatliche Verpflegung von 251 Euro ausmacht. Frühstücke während der Dienstreise werden mit 1,77 Euro berechnet, Mittag- und Abendessen mit 3,30 Euro.

Unternehmer und Angestellte sollten sich also gleichermaßen in die neuen Regelungen einarbeiten, selbst wenn sie nur innerhalb Deutschlands unterwegs ist.

Neuer Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen

Innerhalb Deutschlands hat sich der Verpflegungsmehraufwand nicht verändert, da die Inflationsrate weitestgehend unverändert ist. Anders sieht es jedoch bei Geschäftsreisen ins Ausland aus. Hier haben Mitarbeiter, die vom Unternehmen auf die Geschäftsreise geschickt wurden, die Möglichkeit, wahlweise den Verpflegungsaufwand gegenüber dem Arbeitgeber oder aber später steuerlich geltend zu machen. Dabei ist es bei Auslandsreisen nicht so einfach. Jedes Land wird aufgrund der dort unterschiedlichen Lebensumstände einzeln betrachtet und erhält somit verschiedene Sätze. Um den Verpflegungsmehraufwand zu berechnen, müssen die jeweiligen Werte also aus der offiziellen Liste herausgesucht werden.

Ein paar Beispiele:

• Italien: Die Sätze wurden erhöht, aber für Italien gelten wieder Sonderregelungen. Da sich die Lebensumstände im Land selbst unterscheiden, gibt es mit 45 Euro für mindestens 24 Stunden sowie 158 Euro für die Übernachtungspauschale höhere Pauschalen, als wenn die Reise nach Rom oder dem Rest Italiens geht.
• Österreich: 40 Euro stehen bei einer Anwesenheit von mindestens 25 Stunden zur Verfügung. Bei einem Aufenthalt von 8 - 24 Stunden können 27,00 Euro abgerechnet werden, die Übernachtung wird mit einer Pauschale von 108 Euro anerkannt.
• Spanien/Kanarische Inseln: Auch Spanien wird unterschiedlich behandelt. Für einen Aufenthalt von 24 Stunden können 40 Euro abgerechnet werden, die Übernachtungspauschale liegt bei 115 Euro.
• Spanien/Madrid: Hier bleiben die Werte der Kanaren, nur die Pauschale für Übernachtungen ist mit 118 Euro höher.
• Spanien/Mallorca: 35, 24 und 121 Euro gelten hier. Für einen Aufenthalt von 24 Stunden werden also 35 Euro anerkannt, alles zwischen acht und vierundzwanzig Stunden kann mit 24 Euro abgerechnet werden, die Hotelpauschale liegt mit 121 Euro durch den Tourismus höher.
• Spanien/Rest: 34 Euro für 24 Stunden, 23 Euro für kürzere Aufenthalte, Hotelpauschale 115 Euro.

Allgemein gibt es Regelungen für über 180 Länder, wobei es nur bei 34 Ländern Anpassungen gab. Allerdings bringt es nichts, die Werte auswendig zu lernen. Im kommenden Jahr folgen weitere Änderungen für rund 30 Länder. Wichtig ist natürlich immer, genau zu beachten, in welche Stadt oder Region die Reise geht. Eine Geschäftsreise nach Spanien wird, wie oben ersichtlich, ganz unterschiedlich abgerechnet. Zugleich gilt die zeitliche Dauer:

• Aufenthalt: Bei der Berechnung spielt immer eine Rolle, wo sich der Reisende die meiste Zeit des Tages aufhält. Gerade bei länderübergreifenden Reisen kann dies ein Problem sein. Ist der Geschäftsreisende beispielsweise zuerst auf einem Meeting in Italien, kommt dort gegen 15 Uhr an und bleibt bis zum Morgen dort, gelten die Regeln für Italien. Er frühstückt morgens noch in Italien und macht sich dann auf nach Frankreich. Die Tagespauschale von Frankreich kann abgerechnet werden – doch ohne das Frühstück in Italien.
• Abzüge: Stellt der Arbeitgeber die Mahlzeiten zur Verfügung, müssen diese Werte wieder aus dem Betrag herausgerechnet werden.
• Anreise/Abreise: Bei Auslandsreisen können so gut wie immer die Tageswerte angesetzt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Reisende vormittags mit dem Flugzeug nach Paris fliegt oder aber ob er um 16 Uhr mit dem Dienstwagen Richtung Paris startet.

Abrechnung muss nicht kompliziert sein

Die Abrechnung klingt oft komplizierter, als sie tatsächlich ist. Angestellte müssen überwiegend prüfen, ob sie nun die Reisekostenabrechnung gegenüber ihrem Chef durchführen oder ob sie diese Kosten steuerlich mit der Einkommensteuererklärung geltend machen. Wer es selbst macht, der kann durchaus eine entsprechende Steuersoftware nutzen. Sie hilft, Fehler zu vermeiden und zeigt an, wenn Unklarheiten bestehen. Alternativ hilft es immer, sich beraten zu lassen. Unternehmer geben diese Abrechnungen zumeist an die Buchhaltung oder das Steuerbüro ab. Doch auch ihnen hilft eine entsprechende Software, um die Angaben korrekt zu buchen und die Prozesse zu vereinfachen.

Fazit: Die Liste ist das wichtigste Gut

Da gerade die Auslandsbeträge deutlich voneinander abweichen und regionale Tücken aufweisen, ist die Liste wirklich das wichtigste Gut rund um die Reisekostenabrechnung. Ohne die Werte ist eine korrekte Abrechnung nicht möglich. Wer nur innerhalb Deutschlands reist, der hat es einfacher, doch auch hier gibt es bei den Sachbezugswerten kleinere Tücken.