Steuern und Abgaben – Wissenswertes für Online-Unternehmer

Viele Personen träumen von einer selbstständigen Tätigkeit, die sich ortsunabhängig ausüben lässt und zeitlich frei einteilbare Arbeitszeiten mit sich bringt. Manche wähnen sich vielleicht schon als digitaler Nomade, wie sie am Strand sitzend die Entwicklung ihres Geschäftsmodells vorantreiben und nur einen Laptop zum Arbeiten benötigen. Auch die Möglichkeit, anfallende Kosten für Messen, Fachliteratur und Fahrtkosten, steuerlich abzusetzen, ist für viele Existenzgründer ein entscheidendes Argument.

Bis zum Aufbau eines florierenden Online-Unternehmens dauert es gewiss meist einige Jahre. Viele Internet-Entrepreneure machen ihre ersten Schritte als Freelancer und bieten Leistungen an, die viele (kleinere) Unternehmen gerne outsourcen. Dazu zählt zum Beispiel die Website-Erstellung, das Schreiben von Texten, Grafikdesign und Programmierung.

In den ersten Monaten heißt es daher vor allen Dingen: Kontakte knüpfen, Kunden akquirieren und Schulungen besuchen, um sich selbst einen Expertenstatus zu erarbeiten. Viele lassen bei ihrer ganzen Geschäftstüchtigkeit jedoch außer Acht, dass am Ende des Jahres die Steuererklärung droht und weitere Abgaben geleistet werden müssen. Wer sich nicht gut vorbereitet hat, kommt zum Ende der Frist garantiert ins Schwimmen.

DIE GEWINNERMITTLUNG – EINNAHMENÜBERSCHUSSRECHNUNG ODER BILANZIERUNG?

Die Einnahmenüberschussrechnung (kurz: EÜR) ist das einfachste Verfahren für Selbstständige, um den Gewinn (oder Verlust) zu ermitteln. Das System dahinter ist selbsterklärend und pragmatisch – es gilt das sogenannte Zu- und Abflussflussprinzip. Kurzum bedeutet das: Alles, was in einem Wirtschaftsjahr (i.d.R. Kalenderjahr) an Zahlungen abgegangen oder zugeflossen ist, wird auch in diesem Jahr in der EÜR berücksichtigt. Zahlt ein Kunde also eine auf den 31.12.2018 datierte Rechnung erst am 01.01.2019, ist diese Betriebseinnahme nicht mehr für das Geschäftsjahr 2018 zu berücksichtigen, sondern erst im Kalenderjahr 2019. Eine Ausnahme ist die sogenannte „10 Tage-Regelung“ für regelmäßig anfallende Betriebseinnahmen und -ausgaben.

Auch gibt es Sonderregelungen für abnutzbare Wirtschaftsgüter, die mit Ausnahme der sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (Nettoanschaffungskosten über 800 €), nur zeitanteilig abgesetzt werden können.

Das Verfahren der EÜR können Unternehmer einsetzen, die folgende Kriterien erfüllen:

• Umsatz < 600.000 € / Jahr
• Gewinn < 60.000 € / Jahr

Es reicht dabei aus, dass eine der beiden Grenzen überschritten wird, um die Anwendung der EÜR nicht mehr möglich zu machen. Dann wird die Erstellung einer Bilanz mit einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zur Pflicht.

Die Grenzen gelten auch dann, wenn der Schritt in die Selbstständigkeit mit einem Partner zusammen angegangen wird. Schließen sich zwei Unternehmer zu einer GbR (auch BGB-Gesellschaft genannt) zusammen, darf diese Firma die oben genannten Grenzen nicht überschreiten – auch wenn jedem Partner nur beispielsweise die Hälfte des Gewinns persönlich zusteht. Gesellschaftsformen, die im Handelsregister eingetragen sind (z.B. die OHG), sind von Beginn an zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet.

Aufatmen können hingegen Freiberufler. Wer dazu zählt ist in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EstG festgehalten. Journalisten, Übersetzer, Ärzte, Heilpraktiker, Steuerberater und einige weitere Beschäftigungsfelder sind von dieser Regelung abgedeckt. Sie dürfen unabhängig von der Höhe ihres Gewinns oder Umsatzes eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen. Gerade die ersten beiden Berufsgruppen sind typisch für Online-Freelancer. Die Erstellung (und Übersetzung) digitaler Inhalte ist eine Wachstumsbranche und lockt viele einstige Print-Redakteure in die Internet-Selbstständigkeit.

VEREINFACHTE GEWINNERMITTLUNG GLEITEND ERSTELLEN

Die Aufnahme der selbständigen Tätigkeit ist dem Finanzamt anzuzeigen. Dieses wird einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erteilen und eine Steuernummer zuweisen. Im Fragebogen sind geschätzte Angaben zum prognostizierten Gewinn und Umsatz zu machen.

Es ist daher empfehlenswert, bereits mit Beginn der selbständigen Tätigkeit, die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben im Überblick zu behalten. So kann schnell abgeschätzt werden, ob eine der oben genannten Grenzen bereits in Gefahr ist und wie hoch die zu erwartende Steuerbelastung ausfallen wird.

Am besten eignet sich hierfür vermutlich eine Tabellenkalkulation wie Excel. In einer Spalte werden alle Einnahmen gesammelt, in einer anderen sind alle Ausgaben aufgeführt. Der so ermittelte Gewinn kann einfach in den Einkommensteuerrechner des Bundesministeriums für Finanzen eingegeben werden, um die zu erwartende Steuerlast zu schätzen. Der Spitzensteuersatz liegt in Deutschland aktuell bei 42% und betrifft Alleinstehende, die ein Jahreseinkommen von mindestens 53.666 € vorweisen können. Eheleute müssen gemeinsam die Grenze von 107.332 € überschreiten, um in den Spitzensteuersatz zu „rutschen“. Dabei muss jedoch berücksichtig werden, dass der Grenzsteuersatz zwar 42 % beträgt, die durchschnittliche Einkommensteuerbelastung aber deutlich geringer ausfällt, da noch der Grundfreibetrag (seit 01.01.2018: 9000 €) berücksichtigt werden muss.

Achtung: Der Rechner des Bundesministeriums für Finanzen berücksichtigt zwar den Solidaritätszuschlag, vernachlässigt jedoch Gewerbesteuer und Kirchensteuer. Diese müssen ebenfalls im Hinterkopf behalten werden. Wer prinzipiell von einer durchschnittlichen Steuerbelastung in Höhe von 35 % ausgeht, erhält bis zu einem Einkommen von rund 60.000 € jährlich ein recht zuverlässiges Schätzergebnis.

KLEINUNTERNEHMERREGELUNG – WER IST BETROFFEN?

Eine weitere wichtige Grenze, die Online-Unternehmer kennen sollten, ist in § 19 UStG festgehalten. Für Unternehmer, die im Vorjahr weniger als 22.000 € Umsatzerlöse erzielt haben, wird die Umsatzsteuer nicht erhoben. Zusätzlich dazu muss davon ausgegangen werden, dass der Umsatz im nächsten Jahr 50.000 € nicht übersteigen wird, um weiterhin von der Regelung Gebrauch zu machen.

VORTEILE UND NACHTEILE ALS KLEINUNTERNEHMER

Mit einem Verweis auf das oben genannte Gesetz werden Rechnungen ohne Mehrwertsteuerausweis erteilt. Gerade für Selbständige, die viel mit Privatpersonen oder anderen Kleinunternehmern zusammenarbeiten, kann dies einen Wettbewerbsvorteil bedeuten. Schließlich würden die Leistungsempfänger ansonsten 19 % Umsatzsteuer (in einigen Fällen auch 7 %) als Aufschlag zahlen, ohne dass sie diese als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern können.

Für den Kleinunternehmer schlägt dagegen aber auch jede Rechnung, die Umsatzsteuer enthält, mit ihrem Brutto-Wert zu Buche, da die darin enthaltende Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer in Abzug gebracht werden kann.

Der Kleinunternehmerstatus kann auch hinderlich beim Aufbau von Geschäftsbeziehungen sein. Gerade größere Unternehmen könnten skeptisch werden und vergeben ein hohes Auftragsvolumen lieber an eine Person, die mit derartigen Summen bereits vertraut zu sein scheint.

Wiederum praktisch ist die Tatsache, dass die Leistung von Umsatzsteuervorauszahlungen nicht erforderlich ist. Diese ist ansonsten mindestens quartalsweise, manchmal sogar monatlich verpflichtend – ein nicht zu unterschätzender, organisatorischer Aufwand.

Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung ist keine Pflicht. Auch im ersten Jahr können Selbstständige bereits Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellen.

KÜNSTLERSOZIALKASSE

Wer künstlerische Leistungen oder publizistische Werke anbietet (und dazu zählt schon das Verfassen eines Blogartikels), muss zwar selbst keine zusätzlichen Abgaben abführen, allerdings ist der Auftraggeber dazu verpflichtet – sofern es sich beim Leistenden nicht um eine Kapitalgesellschaft, KG oder OHG handelt.

Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, dass Online-Autoren, die sich Unterstützung von einem weiteren Schreiber holen, diese Abgabe zahlen müssen. Derzeit beträgt diese rund 5 % des Netto-Rechnungsbetrages der Fremdleistung. Wer diese Abgabe nicht im Blick hat, wird eines Tages unter Umständen böse überrascht, wenn die Prüfer der Sozialversicherung entsprechende Forderungen geltend machen.

MANGELHAFTE RECHNUNGSSTELLUNG

Software zur Erstellung von ordnungsgemäßen Rechnungen gibt es im Internet zuhauf. Trotzdem können wichtige Daten vergessen oder falsch angegeben werden. Viele Neueinsteiger verwechseln zum Beispiel ihre persönliche Steuer-ID mit der Steuernummer. Letztere muss verpflichtend auf den Rechnungen angegeben werden.

Ein Fehler fällt spätestens dann auf, wenn der Kunde seine Vorsteuer zurückfordert und das Finanzamt dieses Vorhaben ohne eine gültige Steuernummer nicht bewilligt. Auch wenn nachträgliche Rechnungsergänzungen möglich sind, bereitet dieses doch einen erheblichen zusätzlichen Aufwand.

Dieses Problem gibt es auch im Umkehrschluss für den Selbständigen als Empfänger einer Rechnung. Geringe Erleichterungen bei der Rechnungsausstellung gelten bei sogenannten „Kleinbetragsrechnungen“ bis 250 €.

GESCHÄFTE MIT DEM AUSLAND

Die digitale Welt kennt keine Grenzen. Plattformen wie Upwork und Fiverr erlauben es, mit Freelancern rund um den Globus in Kontakt zu treten und auch umgekehrt können Selbstständige ihre Dienstleistungen ganz einfach im Ausland anbieten.

Der Knackpunkt ist hierbei jedoch die Rechnungserstellung. Diese lässt oft wichtige Angaben vermissen. Immerhin: Viele Ländern kommen für das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren infrage. Allerdings setzt dies voraus, dass die Rechnungen ordnungsgemäß erstellt wurden. Gerade bei Geschäften mit Ländern außerhalb der EU bzw. auch schon außerhalb des Euroraumes sollte dringend ein auf diesem Gebiet kompetenter Steuerberater hinzugezogen werden.