So funktioniert die Homeoffice-Pauschale
Die Homeoffice-Pauschale wurde 2020 eingeführt. Sie sollte während der Corona-Pandemie Steuerpflichtige entlasten, die ohne häusliches Arbeitszimmer im Home-Office arbeiten. Die Pauschale gilt zunächst in den Steuerjahren 2020 bis 2022. Ab Januar 2023 gilt sie dauerhaft. Zusätzlich wird sie in der Anwendung erleichtert und erhöht sich von maximal 600 Euro im Jahr auf bis zu 1.260 Euro pro Jahr. Arbeitnehmer:innen machen sie als Werbungskosten geltend, Selbstständige und Freiberufliche als Betriebsausgaben.
Was ist die Homeoffice-Pauschale?
Die Corona-Pandemie hat das Arbeiten im Home-Office für viele zum Alltag gemacht. Bislang konnten nur Steuerpflichtige, die die strengen Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllen, von Steuererleichterungen im Homeoffice profitieren.
Darauf hat der Bundestag reagiert und mit der Verabschiedung des Jahressteuergesetzes 2020 die Home-Office-Pauschale ins Leben gerufen. Sie soll eine unbürokratische Steuerentlastung für alle Arbeitnehmer:innen und Selbstständige sein, die zwar im Homeoffice arbeiten, die aber kein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen können. Die Pauschale soll die zusätzlichen Kosten für Strom, Wasser, Heizung und Telefon abdecken und auch den Wegfall der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg von 0,30 Euro pro Kilometer ausgleichen.
Die Pauschale in den Steuerjahren 2020 bis 2022
Für die Steuerjahre 2020, 2021 und 2022 kannst Du pro Kalendertag, an dem Du ausschließlich von zuhause gearbeitet hast, einen pauschalen Betrag von 5 Euro von der Steuer absetzen. Die Pauschale ist auf maximal 600 Euro pro Jahr begrenzt. Du kannst also bis zu 120 Tage Homeoffice steuerlich geltend machen.
Die Homeoffice-Pauschale ab dem Steuerjahr 2023
1. Die Pauschale wird entfristet und erhöht
Mit den Steueränderungen 2023 wurden die Regelungen zum häuslichen Arbeitszimmer und zur Homeoffice-Pauschale angeglichen und vereinfacht. Dazu wurde die Pauschale erhöht: Du kannst nun an bis zu 210 Arbeitstagen die Pauschale geltend machen. Pro Arbeitstag setzt Du nun 6 Euro an. Voraussetzung: Den Arbeitstag verbringst Du überwiegend im Home-Office (mehr als 50 % der Arbeitszeit) und nicht an Deiner ersten Tätigkeitsstätte. Dann kannst Du bis zu 1.260 Euro pro Jahr als Werbungskosten steuerlich absetzen.
2. Die Pauschale gilt auch, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung ist
Um eine steuerliche Ungleichbehandlung zu vermeiden, wurde auch der ehemals “beschränkte Abzug” beim häuslichen Arbeitszimmer überarbeitet. Bis einschließlich 2022 konntest Du, wenn Dir für eine bestimmte berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand, bis zu 1.250 Euro pro Jahr absetzen. Voraussetzung war, dass Du die strengen Kriterien für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllst und Nachweise bereithältst.
Der “beschränkte Abzug” fällt ab 2023 weg. Stattdessen kannst Du bis zu 1.260 Euro Homeoffice-Pauschale im Jahr absetzen. Das gilt unabhängig davon, ob Du ein häusliches Arbeitszimmer hast. Für die Pauschale brauchst Du keine Nachweise.
Neu ab 2023: Wenn Dir für bestimmte Tätigkeiten dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kannst Du auch dann die Homeoffice-Pauschale ansetzen, wenn Du nicht überwiegend im Home-Office warst, sondern am selben Tag auch auswärts oder an Deiner ersten Tätigkeitsstätte gearbeitet hast. Auch hier liegt der absetzbare Höchstbetrag bei 1.260 Euro. Das ist z.B. für Lehrkräfte interessant, die in der Schule unterrichten und am selben Tag zu Hause den Unterricht vor- und nachbereiten. Achtung: Es sollte auch möglich sein, an diesen Tagen zusätzlich die Fahrtkosten für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte oder zur Auswärtstätigkeit abzusetzen.
Tipp: Lass Dir vom Arbeitgeber bescheinigen, dass Dir für bestimmte Tätigkeiten kein anderer Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht.
3. Im häuslichen Arbeitszimmer liegt der Mittelpunkt der Tätigkeit
Wer ein häusliches Arbeitszimmer hat, das den Mittelpunkt seiner gesamten beruflichen Tätigkeit bildet, kann die Aufwendungen wie gehabt in voller Höhe absetzen, oder ab 2023 eine Jahrespauschale von 1.260 Euro ansetzen, für die Du keine Nachweise benötigst. Aber: Für jeden Monat, den Du die Voraussetzungen für den Abzug nicht erfüllst, musst Du ein Zwölftel der Pauschale abziehen.
4. Wann darf ich die Homeoffice-Pauschale nicht ansetzen?
Voraussetzung für die Pauschale ist ein Verzicht auf den Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer. Du kannst also nicht in voller Höhe Dein Arbeitszimmer absetzen und gleichzeitig die Homeoffice-Pauschale ansetzen. Das galt auch schon in den Steuerjahren 2020 bis 2022.
Neu ab 2023: Ein Abzugsverbot gilt ebenfalls, wenn Du an Deinem Zweitwohnsitz im Homeoffice arbeitest und für diese Wohnung bereits die Kosten für eine doppelte Haushaltsführung absetzt.
Tipp: Diese Regelung gilt erst ab dem Steuerjahr 2023. In den Steuerjahren 2020 bis 2022 war es noch möglich, sowohl die Kosten für den beruflich bedingten Zweitwohnsitz als auch die Homeoffice-Pauschale für diese Wohnung abzusetzen. Wenn Du an Deinem Erstwohnsitz im Home-Office arbeitest, kannst Du aber weiterhin sowohl die Homeoffice-Pauschale als auch die Kosten für die doppelte Haushaltsführung absetzen.
Die Pauschale wird in die Werbungskostenpauschale eingerechnet
Für Arbeitnehmer:innen gibt es bei der Home-Office-Pauschale einen Haken: Sie wird in die Werbungskostenpauschale eingerechnet. Diese Pauschale, offiziell “Arbeitnehmer-Pauschbetrag” genannt, liegt 2022 bei 1200 Euro im Jahr und steigt 2023 auf 1.230 Euro. Diese Summe wird Dir automatisch von Deinen Einkünften abgezogen. Dafür braucht das Finanzamt keine Nachweise Deiner tatsächlichen Aufwendungen.
Wenn Du mit der Homeoffice-Pauschale die Werbungskostenpauschale nicht übersteigst, wirkt sie sich steuerlich leider gar nicht aus. Wäre die neue Pauschale separat von der Werbungskostenpauschale von der Steuer absetzbar, würden die meisten Arbeitnehmer:innen direkt davon profitieren. Der Gesetzgeber befürchtet jedoch, das könne eine „übermäßige Begünstigung“ und somit verfassungswidrig sein.
Wo muss ich die Homeoffice-Pauschale eintragen?
Arbeitnehmer:innen tragen die Pauschale als Werbungskosten in die Anlage N ein. Selbstständige und Freiberufliche machen die Pauschale als Betriebsausgaben in der Anlage EÜR geltend.
Der Gesetzgeber hat die Homeoffice-Pauschale bewusst unbürokratisch gestaltet. Es gibt keine Nachweispflicht. Ausnahme: Es empfiehlt sich eine Bescheinigung vom Arbeitgeber, dass Dir dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, wenn Du die Pauschale in Anspruch nimmst, obwohl Du am selben Tag die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht hast.
Was ist besser: Homeoffice-Pauschale oder Fahrtkosten absetzen?
Unter Umständen kannst Du durch die Home-Office-Pauschale den Wegfall der Fahrtkosten ausgleichen. Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer Arbeitsweg und steigt ab dem 21. Kilometer einfacher Strecke auf 0,38 Euro pro gefahrenen Kilometer (gilt für die Jahre 2022 bis 2026). Pro Arbeitstag kannst Du entweder den Hinweg oder den Rückweg ansetzen.
Ob Du besser die Homeoffice-Pauschale nutzt oder Fahrtkosten absetzt, hängt also von der Länge Deines Arbeitsweges ab, aber auch von Fahrzeugkosten, Spritpreis und Spritverbrauch. Die Homeoffice-Pauschale von 5 Euro pro Tag (2020 bis 2022) entspricht einem täglichen Fahrtweg von etwa 17 Kilometern. Ab 2023 entspricht die Pauschale von 6 Euro pro Tag einem täglichen Fahrtweg (einfache Strecke) von genau 20 Kilometern. Hast Du einen längeren Arbeitsweg, lohnt sich die Entfernungspauschale finanziell mehr. Wenn Du einen kürzeren Arbeitsweg hast, lohnt sich die Homeoffice-Pauschale steuerlich mehr.
Was muss ich beachten, wenn ich ins Home-Office gehe?
Vielen ist nicht bewusst, dass Home-Office im Sinne von Telearbeit ein juristisch definierter Begriff ist. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, einen Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Mitarbeiters einzurichten und mit ihm eine Vereinbarung über die wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung zu treffen.
Mobiles Arbeiten ist hingegen nicht gesetzlich geregelt. Selbstverständlich gilt aber auch hier das Arbeitszeitgesetz. Das Home-Office sollte zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern also klar ausgehandelt und wenn nötig auch flexible Regelungen gefunden werden.
Datenschutz und Aufsichtsbehörde
Auch im Home-Office sind Datenschutzgesetze wie die DSGVO zu beachten. Arbeitgeber sind die Verantwortlichen dafür, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Persönlichkeitsrechten und für die Verarbeitung sensibler Daten zu treffen, beispielsweise durch die ausschließliche Nutzung betrieblicher Arbeitsmittel und die Nutzung verschlüsselter Kommunikationswege.
Die Behörde für Datenschutz des Landes Schleswig-Holstein hat speziell für den Datenschutz bei Videokonferenzen einen Ratgeber herausgebracht.