Was sind Werbungskosten?

Was fällt unter den Begriff Werbungskosten?

Als Werbungskosten bezeichnet man diejenigen Ausgaben, die notwendig sind, um einen Beruf zu ergreifen oder auszuüben. Der Gesetzgeber definiert Werbungskosten so:

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. (§ 9 EStG)

Darunter fallen unter anderem die täglichen Fahrten zur Arbeit, Dienstreisen, Fortbildungen, Ausgaben für Arbeitskleidung oder berufliche Versicherungen - und vieles mehr. Bei Selbstständigen heißen die Werbungskosten Betriebsausgaben. Sie sind ebenso in voller Höhe steuerlich absetzbar.

Was ist die Werbungskostenpauschale?

Wenn Du Deine Steuererklärung abgibst, zieht das Finanzamt automatisch eine Pauschale für Werbungskosten von Deinem Einkommen ab. Das mindert Dein zu versteuerndes Einkommen und somit Deine Steuerlast. Bis einschließlich 2021 betrug die Werbungskostenpauschale (offiziell: Arbeitnehmer-Pauschbetrag) 1.000 Euro. 2022 erhöhte sich die Werbungskostenpauschale auf 1.200 Euro im Jahr. Ab 2023 liegt sie bei 1.230 Euro.

Für diese Pauschale brauchst Du keine Nachweise. Sie steht Dir immer in voller Höhe zu, auch, wenn Deine Ausgaben niedriger waren oder Du nicht das ganze Jahr über gearbeitet hast. Die Werbungskostenpauschale wird auch schon bei der monatlichen Lohnsteuer berücksichtigt. Wenn Du nicht das ganze Jahr über gearbeitet hast, bekommst Du die volle Pauschale also nur, wenn Du Deine Steuererklärung abgibst. Wenn Du höhere Ausgaben im Jahr hattest als 1.000 Euro beziehungsweise 1.200 Euro, kannst Du sie absetzen, in dem Du die Aufwendungen einzeln nachweist. Auch dafür musst Du eine Steuererklärung abgeben.

Mehr erfährst Du in unserem Artikel zur Werbungskostenpauschale.

Typische Werbungskosten für Arbeitnehmer

Fahrtkosten

Für jeden gefahrenen Kilometer Deines Arbeitsweges bekommst Du 30 Cent. Ab dem 21. Kilometer der einfachen Wegstrecke erhöht sich die Entfernungspauschale auf 38 Cent.

Arbeitsmittel

Anschaffungen für berufliche Zwecke sind voll abzugsfähig. Dazu zählen zum Beispiel Laptops, Telefone, Aktentaschen und Schreibmaterialien.

Versicherungen

Beiträge zu Versicherungen, die ein berufliches Risiko abdecken (zum Beispiel Berufshaftpflicht- oder Unfallversicherung), sind Werbungskosten.

Umzüge

Beruflich veranlasste Umzüge können komplett von der Steuer abgesetzt werden. Mit der Umzugskostenpauschale kannst Du bestimmte Umzugskosten ohne Belege geltend machen.

Fahrtkosten

Fahrtkosten für berufliche Fahrten kannst Du als Werbungskosten steuerlich absetzen. Das gilt zum Beispiel für Fahrten zu Bewerbungsgesprächen, Fahrten zur Arbeit, zur Weiterbildung und Dienstreisen. Du kannst Pauschalen nutzen wie die Entfernungspauschale oder die Kilometerpauschale und in manchen Fällen auch die tatsächlichen Kosten absetzen.

Für die Fahrt zur Arbeit: Entfernungspauschale

Für die Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kannst Du die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro vollem Kilometer nutzen. Seit 2021 erhalten Fernpendler ab dem 21. Kilometer der einfachen Wegstrecke eine höhere Entfernungspauschale: 2021 beträgt sie 0,35 Euro pro Kilometer und von 2022 bis 2026 liegt sie ab dem 21. Kilometer bei 0,38 Euro pro gefahrenem Kilometer. Pro Arbeitstag ist nur eine einfache Fahrt absetzbar. Die Pauschale gilt verkehrsmittelunabhängig. Auch Fahrradfahrer oder Mitfahrer einer Fahrgemeinschaft können die Entfernungspauschale nutzen. Pro Jahr kannst Du höchstens 4.500 Euro mithilfe der Entfernungspauschale absetzen.

Ausnahme: Wer mit seinem eigenen Auto oder mit dem Dienstwagen fährt, kann die Pauschale über den Höchstbetrag von 4.500 Euro hinaus nutzen. Das gilt auch bei Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung.

Falls die Kosten für die Fahrten zur Arbeit mehr als 4.500 Euro betragen, können sie mit Zahlungsbelegen in voller Höhe abgesetzt werden. Nachweise können unter anderem Tankquittungen und Zugfahrkarten sein. Hier erfährst Du mehr über Fahrtkosten.

Dienstreisen und Auswärtstätigkeit

Mitarbeiter im Vertrieb haben besonders viele Dienstreisen. Sie fahren zu Kunden, auf Messen und Kongresse. Aber auch andere Arbeitnehmer unternehmen Dienstreisen, zum Beispiel zu Fortbildungen oder anderen Firmenniederlassungen. Solche beruflichen Reisen können mit der Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro pro mit dem Auto gefahrenem Kilometer geltend gemacht werden. Wer mit dem Motorrad, Mofa oder Moped fährt, setzt 0,20 Euro pro Kilometer an. Anders als bei der Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte kannst Du bei Dienstreisen auch die Rückfahrt absetzen.

Die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel auf Dienstreisen und Auswärtstätigkeit kannst Du voll absetzen. Dafür musst Du die Fahrkarten aufbewahren. Auch Belege für Übernachtungskosten sollten mit der Steuererklärung eingereicht werden. Übernachtungskosten bei Dienstreisen sind ebenfalls in tatsächlicher Höhe absetzbar. Hier gibt es weitere Infos zu Dienstreisekosten.

Hinweis: Falls der Arbeitgeber einen Teil der Kosten einer Dienstreise erstattet hat, muss dies in der Steuererklärung angegeben werden. Alternativ gibst Du nur Deine selbst getragenen Kosten an.

Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand

Bei einer mindestens achtstündigen Abwesenheit von der ersten Arbeitsstätte steht Arbeitnehmern eine Entschädigung für den Verpflegungsmehraufwand zu. Falls der Arbeitgeber keine Spesenzahlungen oder ähnliches tätigt, beträgt die Verpflegungspauschale bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 14 Euro. Bei einer ganztägigen Abwesenheit gilt eine Pauschale von 28 Euro. Der An- und der Abreisetag einer mehrtägigen Reise wird mit jeweils 14 Euro honoriert. Beispiel: Wenn Du am Montagabend um 19 Uhr beruflich nach Hamburg reist, dort den ganzen Dienstag und Mittwoch verbringst und am Donnerstagmorgen um 7 Uhr an Deinen Wohnort zurückreist, erhältst Du für den Montag und Donnerstag jeweils 14 Euro und für Dienstag und Mittwoch jeweils 28 Euro. Insgesamt ergibt dies 84 Euro.

Tipp: Bei Dienstreisen ins Ausland kann die Pauschale um ein Vielfaches höher liegen. Die genaue Höhe hängt vom Land ab. Hier findest Du die Auslandspauschalen, die seit dem 1. Januar 2023 gültig sind.

Arbeitsmittel

Überwiegend beruflich genutzte Arbeitsmittel werden in voller Höhe als Werbungskosten anerkannt. Sofern ein einzelnes Arbeitsmittel weniger als 952 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) kostet, kann es sofort voll abgesetzt werden. Bei teureren Anschaffungen kann der Anschaffungspreis über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Auch hier gilt, dass nur solche Kosten abgesetzt werden können, die nicht bereits vom Arbeitgeber erstattet wurden.

Typische Arbeitsmittel sind:

• PCs und Laptops
• Smartphones und Telefone
• Uniformen, Amtskleidung, Sicherheitskleidung und Sicherheitsschuhe
• Aktentasche oder Rucksack für Dienstreisen
• Software
• Fachliteratur
• Werkzeuge

Achtung: Die Nutzungsdauer von Pcs, Laptop und Software wurde am 1. Januar 2021 von drei Jahren auf ein Jahr gesenkt. Das bedeutet, dass Du Computer, die mehr kosten als 952 Euro, trotzdem auf einen Schlag abschreiben kannst.

Umzüge

Die Aufwendungen für beruflich veranlasste Umzüge sind voll steuerlich abzugsfähig. Neben Fahrtkosten können auch weitere Kosten wie Aufwendungen für ein Umzugsunternehmen, Maklergebühren oder gegebenenfalls doppelte Mietzahlungen abgesetzt werden.

Zusätzlich gibt es die Pauschale für sonstige Umzugskosten. Zu den sonstigen Umzugskosten gehören Schönheitsreparaturen in der alten Wohnung, Ummeldegebühren für den Personalausweis, Kosten für den neuen Telefon- und Internetanschluss und weitere sonstige Ausgaben. Es lohnt sich, die Pauschale anzusetzen! Denn sie wird in voller Höhe gewährt, selbst, wenn die tatsächlichen Kosten niedriger sind. Die Pauschale liegt seit dem 1. April 2022 bei 886 Euro für Berechtigte und 590 Euro für jede weitere Person, die mit umzieht.

Doppelte Haushaltsführung

Wer aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt unterhält, kann viele Kosten für die Zweitwohnung von der Steuer absetzen. Hierzu zählen:

• Miet- und Nebenkosten
• Zweitwohnsitzsteuer
• Möbel und weitere Einrichtungsgegenstände
• Fahrten zwischen Erst- und Zweitwohnsitz
• Umzugskosten (Die Pauschale für “sonstige Umzugskosten” kann bei der doppelten Haushaltsführung allerdings nicht beansprucht werden. Es ist also umso wichtiger, die Belege für Umzugskosten zu sammeln.)

Für die Zweitwohnung ist außerdem eine Befreiung vom Rundfunkbeitrag möglich.

Voraussetzungen für eine doppelte Haushaltsführung

1. Die Zweitwohnung wird aus beruflichen Gründen eingerichtet. Es kann sich bei der Unterkunft am Zweitwohnsitz übrigens auch nur um ein WG-Zimmer handeln.
2. Die Arbeitsstätte ist von der Zweitwohnung mindestens 30 Minuten schneller zu erreichen als vom Erstwohnsitz.
3. Am Erstwohnsitz muss eine eigene Wohnung bewohnt werden. An den Kosten musst Du zu mindestens 10 Prozent beteiligt sein.
4. Der Erstwohnsitz ist weiterhin der Lebensmittelpunkt, zum Beispiel, weil dort die Familie und der Freundeskreis wohnen.

Beiträge zu Berufsverbänden und Gewerkschaften

Beiträge zu Berufsverbänden und Gewerkschaften können in voller Höhe von der Steuer abgesetzt werden.

Berufsbedingte Versicherungen

Alle Versicherungen, die ein berufliches Risiko abdecken, können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Hierunter fallen zum Beispiel die Berufshaftpflicht, eine Unfallversicherung für berufliche Unfälle oder eine Rechtsschutzversicherung, die auch Arbeitsrecht abdeckt.

Versicherungen, die ein privates Risiko abdecken (Kranken- und Pflegeversicherung, Haftpflichtversicherung etc.), zählen nicht zu den Werbungskosten, können aber als Sonderausgaben abgesetzt werden.

Homeoffice und häusliches Arbeitszimmer

Seit 2020 kannst Du für Tage, die Du im Homeoffice arbeitest, die Homeoffice-Pauschale ansetzen. Sie beträgt 5 Euro pro Tag und ist auf 600 Euro im Jahr begrenzt. Das bedeutet, dass Du 120 Homeoffice-Tage im Jahr geltend machen kannst. Die Pauschale wurde Pandemie-bedingt ins Leben gerufen, um Menschen, die im Homeoffice arbeiten und kein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer besitzen, zu entlasten.

Wer ein häusliches Arbeitszimmer besitzt, kann die Kosten dafür entweder in voller Höhe oder beschränkt bis zu 1.250 Euro im Jahr absetzen (gilt bis einschließlich 2022). Hier erfährst Du, wann welcher Fall gilt und welche Voraussetzungen ein häusliches Arbeitszimmer erfüllen muss.

Telefon- und Internetkosten

Wird ein privates Telefon oder ein privater Internetzugang auch beruflich genutzt, können die Kosten anteilig abgesetzt werden. Ohne Einzelnachweise akzeptieren die Finanzämter in der Regel pauschal 20 Prozent der Kosten, aber maximal 20 Euro pro Monat.

Falls das Telefon in größerem Ausmaß beruflich verwendet wird, ist etwas Aufwand nötig. In diesem Fall muss der Steuerzahler für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachweisen, wie hoch jeweils der Anteil beruflicher Telefonate war. Das Ergebnis für diese drei Monate kann dann auf das gesamte Kalenderjahr angewendet werden.

Profi-Tipp: Um den beruflichen Anteil der Telefonkosten angemessen zu erfassen, sollten drei geeignete Monate ausgewählt werden. Falls man im Dezember wegen Weihnachten weniger arbeitet und viele Telefonate mit Verwandten hat, wäre es unklug, den Dezember zu berücksichtigen. Oder falls man fast den gesamten August im Urlaub ist, wäre es schlecht, die Strichprobe für den Zeitraum Juni bis August zu machen.