Selbstständig oder angestellt? Die steuerlichen Unterschiede

Angestellt, selbständig oder Unternehmer - Welche steuerlichen Unterschiede gibt es eigentlich?

Je nachdem, wie sich die eigene berufliche Tätigkeit gestaltet, gibt es große Unterschiede darin, welche Ausgaben und Kosten steuerlich geltend gemacht werden können. Dieser Ratgeber zeigt, wo es die größten Abweichungen und wo es Einsparmöglichkeiten gibt. Der Vergleich kann zudem dabei helfen, sich für eine der Tätigkeitsformen zu entscheiden.

Welche Steuerarten gibt es?

Das deutsche Steuersystem ist komplex und es sind dazu zahlreiche unterschiedliche Steuerarten entwickelt worden.

Grundsätzlich lassen sie sich danach unterteilen, was genau damit besteuert wird:

• Verbrauchssteuern (z. B. Mehrwertsteuer, Energiesteuer, Tabak- oder Kaffeesteuer, etc.)
• Besitzsteuern (z. B. Einkommensteuer, Lohnsteuer, Gewerbesteuer, Grundsteuer, Erbschaftsteuer, etc.)
• Verkehrsteuer (z. B. Umsatzsteuer, KFZ-Steuer, Grunderwerbsteuer, Versicherungssteuer, etc.)

Die wenigen Beispiele zeigen nur einen kleinen Ausschnitt über die vielen Steuerarten. Doch sie zeigen bereits, welche unterschiedlichen Lebensbereiche steuerlich berücksichtigt werden. Dementsprechend besteht nicht für jede Art eine Steuerpflicht. Hier kommt es neben den eigenen Konsumgewohnheiten vor allem darauf an, wie jeweils das Einkommen erzielt wird.

Welche Tätigkeitsformen werden unterschieden?

Die wichtigsten Modelle bei der Erwerbsarbeit und ihre charakteristischen Eigenheiten haben wir hier aufgelistet.

Das Arbeitnehmerverhältnis

Zu dieser Kategorie zählen sowohl Angestellte als auch Arbeiter. Für ihre Tätigkeiten bekommen sie vom Arbeitgeber regelmäßig ein Gehalt oder den Lohn ausbezahlt. Seit langem machen sie in Deutschland den größten Teil der Erwerbstätigen aus. 2017 waren hierzulande 66,3 Prozent davon als Angestellte und 18,1 Prozent als Arbeiter beschäftigt.

Die wichtigste oder besser gesagt größte Steuerlast entsteht durch die auf das Einkommen erhobene Lohnsteuer. Der zweite große Abgabenbereich – die Sozialversicherungsbeiträge – werden nicht zu den Steuern gezählt. Während es im Rahmen der Steuererklärung möglich ist, Steuern zurückerstattet zu bekommen, ist dies bei den Sozialabgaben nicht der Fall. Sie werden je nach Zweck zur Absicherung der Rente, dem Krankheitsfall oder auch einer Arbeitslosigkeit eingesetzt.

Weitere Steuern, die vom Arbeitsentgelt abgezogen werden sind folgende:

• Der Solidaritätszuschlag: Die zunächst befristet eingeführte Ergänzungsabgabe in Höhe von 5,5 Prozent besteht mindestens bis zum Ende des sogenannten Solidarpaktes II – bis Ende 2019. Derzeit wird über eine Weiterführung bzw. die Abschaffung noch diskutiert.
• Eventuell die Kirchensteuer: Je nach Bundesland beträgt der Steuersatz 8 oder 9 Prozent (bei einer Pauschalierung zwischen 4 und 7 Prozent).

Die Selbständigkeit

10,6 Prozent betrug 2017 der Anteil an Selbständigen unter allen Erwerbstätigen in Deutschland. Welche Steuerpflichten für sie bestehen hängt wiederum von ihrem genauen Tätigkeitsfeld ab. Die Einkommensteuer ist hier der Oberbegriff zur Besteuerung des Einkommens, der bei den Arbeitnehmern als Lohnsteuer bezeichnet wird.

Bei Selbständigen kann dieses Einkommen auf unterschiedliche Weise zustande kommen:

• durch selbständige Arbeit (z. B. das Erbringen einer Dienstleistung)
• durch Gewerbebetrieb (z. B. Handel)
• durch Vermietung oder Verpachtung
• durch Kapitalerträge aus Vermögen

Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) muss nur abgeführt werden, wenn dazu eine Pflicht besteht. Jede Phase einer Wertschöpfung ist dabei grundsätzlich davon betroffen. Selbständige, die als Kleinunternehmer agieren, sind von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen.

Die Körperschaftsteuer betrifft Einkommen, die nicht von der Umsatz- oder Einkommensteuer betroffen sind. Darunter fallen etwa Einkommen oder Gewinne von Kapital- und Aktiengesellschaften oder von Stiftungen (z. B. Kapitalerträge). Die Steuerhöhe beträgt 15 Prozent des jeweils zu versteuernden Einkommens.

Wer als Gewerbetreibender selbständig ist, muss zudem auf die so erzielten Gewinne eine Gewerbesteuer abführen. Ein Messbetrag auf Grundlage des Gewerbeertrags wird dazu noch mit dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde multipliziert. Beim Hebesatz gibt es größere Spannen von 200 Prozent (Mindesthöhe in Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern) und 900 Prozent (Maximalhöhe in Rheinland‑Pfalz).

Die freiberufliche Tätigkeit

Dies ist im Prinzip eine besondere Form der Selbständigkeit. Dazu zählen lediglich ausgewählte Berufe, die nicht in den Bereich des Gewerbebetriebs fallen. Tätigkeiten im Dienstleistungsbereich sind ein Beispiel dafür. Auch hier ist die Einkommensteuer die wichtigste Steuerart – sie wird als vierteljährliche Vorauszahlung entrichtet. Die Höhe orientiert sich dabei am bisher durchschnittlich erzielten Einkommen.

Die Umsatzsteuer ist für sie ebenfalls relevant, solange sie nicht (Kleinunternehmer) befreit sind. Sie wird in der Regel als Aufschlag auf das Nettoentgelt für eine Leistung vom Leistungsempfänger bezahlt und muss danach ans Finanzamt abgeführt werden.

Arbeiten als Freelancer

Eine weitere Sonderform der selbständigen Tätigkeit steckt hinter dem Begriff Freelancer oder freier Mitarbeiter. Die Bezeichnung Honorarkraft ist ebenfalls in einigen Fällen zutreffen. Auch hier besteht die Arbeit in der Erbringung von Dienstleistungen. Sie sind selbstverantwortlich auf Stundenbasis oder Projektorientiert im Rahmen von Dienst- oder Werkverträgen für andere Unternehmen und Firmen tätig – quasi als Subunternehmer.

Freelancer können durchaus auch als Gewerbetreibende arbeiten, dann ist für sie neben der üblichen Einkommensteuer auch die Gewerbesteuer und natürlich die Umsatzsteuer relevant.

Der Unterschied zwischen Selbständigen, Freelancern und Freiberuflern ist nicht immer so leicht festzumachen. Oft sind es kleine Details, die ausschlaggebend sind für eine eindeutige Zuordnung.

Der Gewerbebetrieb

Anders als die meist im Dienstleistungsbereich angesiedelten Freiberufler finden sich Gewerbetreibende überwiegend in produzierenden oder verarbeitenden Gewerben – aber nicht ausschließlich.

Der Status charakterisiert sich noch durch weitere Merkmale:

• Es besteht eine deutliche Absicht zur Gewinnerzielung.
• Die Tätigkeit ist planmäßig auf eine längere Dauer angelegt.
• Die Tätigkeit ist nach außen gerichtet – der Gewerbetreibende tritt öffentlich in Erscheinung.

Die einzelnen Gewerbetätigkeiten sind hierzulande sehr streng reglementiert und in der Gewerbeordnung bestimmt. Zur Ausübung ist meist ein Gewerbeschein (z. B. verschiedene Handwerksberufe) oder eine Konzession (z. B. Gaststättenbetrieb) notwendig.

Gewinneinkünfte aus dem Gewerbe müssen im Rahmen der Einkommensteuer versteuert werden. Darüber hinaus besteht eine Gewerbesteuerpflicht ab einer Freibetragshöhe von 24.500 Euro.

Das Unternehmertum

Als Unternehmer gilt zunächst jede Person, die ein Unternehmen betreibt – egal ob alleine oder mit einem oder mehreren Partnern. Welcher Fall zutrifft zeigt sich vor allem in der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens. Die einzelnen Modelle unterschieden sich dabei vor allem in der Art und Weise, wie die Unternehmensrisiken getragen werden müssen.

Je nach Art greifen unterschiedliche Steuerarten

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften: Auf Gewinne und weitere Einkünfte muss Einkommensteuer entrichtet werden.
• Kapitalgesellschaften: Auf Gewinne wird hier die Körperschaftsteuer erhoben. Einkünfte aus Ausschüttungen fallen beim jeweiligen Empfänger unter die Ertragsteuer.
• Gegebenenfalls ist zudem Gewerbesteuer zu entrichten.
• Der Solidaritätszuschlag ist auch für Unternehmen abzuführen.
• Die oben genannten Steuerarten beziehen sich auf die jeweiligen Erträge. Darüber hinaus werden substanzielle Werte besteuert:
• Auf Grundstückseigentum muss Grundsteuer entrichtet werden.
• Im Erbfall oder bei einer Schenkung greift die Erbschafts- bzw. Schenkungsteuer.
• Die dritte Steuerart betrifft die verschiedenen Verbrauchswerte:
• Umsatzsteuer muss im Rahmen des Vorsteuerabzugs auf erwirtschaftete Werte abgeführt werden.
• Auf neu gekaufte Grundstücke ist Grunderwerbsteuer zu zahlen.

Der Beamtenstatus

Fünf Prozent der Erwerbstätigen waren 2017 als Beamte registriert. Grundsätzlich sind nicht alle im öffentlichen Dienst beschäftigten Menschen verbeamtet. Laut Statistischem Bundesamt waren neben rund 1,68 Millionen Beamten und Richtern auch 0,17 Millionen Berufs- und Zeitsoldaten und knapp 2,9 Millionen normale Arbeitnehmer beim Staat beschäftigt.

Beamte müssen auf ihr Einkommen ebenfalls die Lohnsteuer entrichten. Wie normale Angestellte wird zudem der Solidaritätszuschlag sowie gegebenenfalls die Kirchensteuer eingezogen.

Eine geringere Abgabenlast ergibt sich durch den Wegfall der Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung. Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung müssen aus dem Einkommen selbst abgeführt werden – allerdings gibt es hier eine staatliche Beihilfe (für eine Privatversicherung).

Steuerliche Unterschiede gibt es vor allem beim Umgang mit den Pensionsbezügen. Beamte bekommen vom Staat eine Rente ausbezahlt, obwohl sie zuvor nicht in die Rentenkasse einbezahlt haben. Allerdings sind diese Bezüge bereits jetzt in voller Höhe steuerpflichtig.

Welche steuerlichen Eigenheiten haben die Tätigkeitsformen?

Im ersten Teil wurden für jede Tätigkeitsform bereits die wesentlichen Steuerarten genannt. Im Folgenden geht es um die weiteren Details, Steuergesetze und Besonderheiten zu den oben genannten Modellen. Wir zeigen, was bei der Steuererklärung jeweils wichtig ist und wo Steuerrückzahlungen möglich sind.

Diese steuerlichen Möglichkeiten haben Arbeitnehmer

Die Höhe der Besteuerung hängt bei Arbeitnehmern vor allem mit der jeweiligen Steuerklasse zusammen. Darüber hinaus verläuft die Versteuerung progressiv. Das bedeutet, je höher das Einkommen, desto höher der Steuersatz. Ab einem jährlichen Grundfreibetrag steigt dieser von 14 auf 42 Prozent an.

Steuererstattungen sind für Arbeitnehmer vor allem durch die sogenannten Werbungskosten möglich. Darunter zählen sämtliche Ausgaben, die damit in Zusammenhang stehen, seine berufliche Tätigkeit ausüben zu können. Der Fahrtweg zur Arbeitsstelle ist das beste Beispiel. Hier werden etwa über die Kilometerpauschale oder über den Nachweis für gekaufte Tickets des öffentlichen Nahverkehrs Kosten zurückerstattet.

Auch Ausgaben für die Altersvorsorgen werden steuerlich berücksichtigt.

Allerdings betrifft dies nur bestimmte Vorsorgemodelle:

• zusätzliche Zahlungen an die gesetzliche Rentenkasse
• Riester Rente
• Rürup Rente

Die Aufwendungen dafür werden bei den Vorsorgeaufwendungen angegeben.

Hier lassen sich zudem verschiedene Ausgaben für Versicherungen absetzen:

• Berufsunfähigkeits- und Unfallversicherungen
• Risikolebensversicherungen
• Kapitallebensversicherungen und Lebensversicherungen mit Kapitalwahlrecht
• Lebensversicherungen ohne Kapitalwahlrecht (wenn sie vor 2005 abgeschlossen wurden)
• Zusätzliche private Kranken- oder Pflegeversicherungen und entsprechende Zusatzversicherungen

Für die maximal absetzbaren Vorsorgeaufwendungen bestehen jeweils Höchstgrenzen und Ausgaben zur Altersvorsorge werden nur mit einem gewissen Prozentsatz berücksichtigt.

Diese steuerlichen Möglichkeiten haben Selbständige

Für Selbständige gibt es verschiedene Möglichkeiten, Steuern zu sparen.

Sämtliche Ausgaben, die mit der Selbständigkeit zusammenhängen können geltend gemacht werden:

• Fahrzeug: Wird ein privater Wagen über 10 Prozent geschäftlich genutzt, kann er zum Betriebsvermögen gezählt werden.
• geschäftliche Fahrkosten (Beleg durch Tankquittungen, Fahrtickets oder ein Fahrtenbuch für die Kilometerpauschale) Ausgaben für ein heimisches Arbeitszimmer (anteilige Miete und Nebenkosten)
• Kosten für Ausstattung und Verbrauchsartikel (Büroausstattung, Arbeitsmittel, -kleidung)
• Kommunikationskosten (Telefon, Internet, Ausgaben für eine Homepage)
• Werbegeschenke
• Kosten für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Kinderbetreuung

Darüber hinaus gibt es jedoch noch weitere Ausgaben, die sich unter Umständen von der Steuer absetzen lassen. Die gesetzlichen Vorgaben gewähren einen gewissen Spielraum und wer die Details kennt, kann davon profitieren. So ist es beispielsweise möglich, bestimmte Ausgaben im Zusammenhang mit einem Darlehen steuerlich geltend zu machen. Konkret können die anfallenden Zinsen abgesetzt werden.

Dabei kommt es stets darauf an, wofür das Geld eingesetzt wird:

• In Frage kommt beispielsweise ein Autokredit, von dem ein Wagen finanziert wird, der sowohl beruflich als auch privat genutzt wird.
• Auch bestimmte Konsumausgaben können durch einen Kredit gedeckt werden und Ausgaben dafür steuerlich begünstigt sein. Darunter fallen etwa Darlehen zur Finanzierung der Einrichtung eines Büros im eigenen Zuhause oder zur Renovierung von entsprechenden Räumlichkeiten.

Statt eines eigenen Fahrzeugs kann Leasing eine gute Alternative sein. Die regelmäßigen Raten sind für Selbständige in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar. Dadurch verringert sich die Gewerbesteuerlast.

Eine weitere Option sind die sogenannten Abschreibungen. Hinter dem Modell steckt die Tatsache, dass bestimmte Betriebsgüter im Laufe ihrer Nutzungs- und Lebensdauer (etwa durch Abnutzung oder Alterung) an Wert verlieren. Diese Wertminderung wird im Rahmen der Abschreibung erfasst. Gegebenenfalls müssen Selbständige eine Gewerbesteuererklärung einreichen.

Diese steuerlichen Möglichkeiten haben Freiberufler und Freelancer

Die Gewinnermittlung erfolgt bei Freiberuflern über eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). In einer recht simplen Form werden die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt. So ergibt sich die Summe des zu versteuernden Gewinns. Rechnungen, die gestellt, aber noch nicht bezahlt wurden, sind steuerlich noch nicht relevant.

Kleinunternehmer können sich hier vom Abführen der Umsatzsteuer komplett befreien lassen. Kommt dies nicht in Frage, ist es sinnvoll, eine sogenannte Ist-Besteuerung zu beantragen. Dann besteht eine Umsatzsteuerpflicht lediglich auf tatsächlich erhaltene Beträge.

Darüber hinaus können Freiberufler natürlich wie Selbständige alle möglichen Ausgaben steuerlich geltend machen. Ein wichtiger Fokus liegt bei vielen Freiberuflern auf einem häuslichen Arbeitszimmer. Steuerliche Vergünstigungen sind jedoch nur dann möglich, wenn es sich um ein gemietetes Objekt handelt. In der eigenen Immobilie zählt der Arbeitsraum dann unter Umständen zum Betriebsvermögen.

Als vorteilhaft hat sich eine ausgeglichene Verteilung der regelmäßigen Einnahmen und Ausgaben erwiesen. Das schafft mehr Planungssicherheit und sorgt für eine bessere Liquidität. Vor allem durch geschickte Verteilung der Abschreibungen und einer – wenn notwendig – regelmäßigen Anpassung der Steuervorauszahlungen lässt sich dies erreichen.

Eine Wahlmöglichkeit bei den Abschreibungen bietet zudem das Prinzip der Sammelposten. Mehrere geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können gesammelt abgeschrieben werden. Auf diese Weise lassen sich die Ausgaben in einem gewissen Rahmen zeitlich verschieben.

Diese steuerlichen Möglichkeiten haben Gewerbetreibende

Auch Selbständige, Freiberufler und Freelancer sollten sich diesen Abschnitt genau durchlesen, falls sie gewerbesteuerpflichtig sind. Wer sein Einkommen nicht ausschließlich durch den Gewerbebetrieb erzielt, kann unter Umständen Gewerbesteuern sparen.

Zum einen sind zuletzt die sogenannten Bagatellgrenzen nach oben gesetzt worden und betragen jetzt 3 Prozent des Gesamtnettoumsatzerlöses (vorher 1,25 Prozent). Konkret bedeutet dies, dass von gewerblichen Nebenumsätzen, die weniger als 3 Prozent des Jahresumsatzes ausmachen, nur die jeweiligen Gewinne versteuert werden müssen. Gleichzeitig dürfen die Nebengeschäfte eine Höhe von 24.500 Euro nicht übersteigen.

Zudem gibt es die Möglichkeit, den Bereich des Gewerbebetriebs abzukoppeln und diesen in eine eigene Firma auszulagern. Auch so lässt sich bei kleineren Umsätzen die Belastung durch die Gewerbesteuer verringern.

Allerdings müssen dabei ein paar Punkte beachtet werden:

• Wichtig sind eigene Geschäftsräume. Dies kann auch ein kleiner Raum sein, in dem etwa die Waren gelagert sind, die verkauft werden.
• Für den kleinen Gewerbebetrieb muss ein eigenes Bankkonto angelegt werden.
• Rechnungen, Kosten und Buchführung müssen getrennt organisiert werden.

Werden eigene Mitarbeiter beschäftigt, so können diese auch teilweise im Gewerbebetrieb tätig sein. Auch hier ist es notwendig, die jeweiligen Kosten klar aufzuteilen und zu verrechnen. Durch die Trennung bleiben die Einkünfte aus der freiberuflichen Tätigkeit komplett gewerbesteuerfrei.

Wer sich noch vor seinem Ausbildungsende dazu entscheidet, ein Gewerbe anzumelden, hat den Vorteil, die übrigen Ausbildungskosten bei den Sonderausgaben steuerlich absetzen zu können.

Auch als reiner Gewerbebetrieb kann man ab einer bestimmten Größe über die Gründung einer zweiten Firma nachdenken. Dies bietet sich an, wenn ohnehin unterschiedliche Tätigkeitsfelder abgedeckt werden. Mit jeder neuen Firma lässt sich ein neuer Freibetrag nutzen.

Da die Gewerbesteuer von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich hoch ausfallen kann, ist die Standortwahl auch aus steuerlicher Sicht zu betrachten. Es kann je nach Situation sinnvoll sein, seinen Betrieb an einem zunächst unattraktiv erscheinenden Ort zu eröffnen, wenn dort ein günstigerer Hebesatz gilt. Dies sollten sich etwa Gewerbetreibende überlegen, die ihre Einnahmen überwiegend über einen Internethandel erzielen.

Diese steuerlichen Möglichkeiten haben Unternehmer

So vielfältig die einzelnen zutreffenden Steuerarten sind – so vielfältig ergeben sich auch Möglichkeiten, die Steuerlast zu drücken. Die bereits aufgezählten Beispiele zur Einkommens-, Umsatz- oder Gewerbesteuer lassen sich auch hier nutzen. Sinnvoll ist es, durch den Vorsteuerabzug die Umsatzsteuerbelastung abzuwenden.

Darüber hinaus gibt es verschiedene Kniffe, um gegebenenfalls die Höhe von Ausgaben oder Einnahmen für eine Bilanz noch zu ändern.

Zwischenrechnungen sind dazu eine Option:

• Für größere Aufträge können mit Zwischenrechnungen frühzeitig Teilbeträge eingefordert werden. Damit lässt sich die Liquidität sicherstellen.
• Das Selbe lässt sich für Ausgaben nutzen, um den Gewinn zu mindern. Auch Handwerkerrechnungen können gegebenenfalls gesplittet werden, um noch kurzfristig für zusätzliche Ausgaben zu sorgen.

Wer mit einer hohen Steuerlast zu kämpfen hat, kann sich überlegen, ob die passende Rechtsform für das Unternehmen gewählt wurde. Ein Wechsel kann dann möglicherweise sinnvoll sein.

Diese steuerlichen Möglichkeiten haben Beamten

Für Beamten ergeben sich bei der Steuererklärung ähnliche Möglichkeiten wie bei Angestellten im Rahmen der Sonderausgaben oder Werbungskosten. Da die Beiträge für Kranken- und Pflegeversicherung selbst bezahlt werden müssen, ist es empfehlenswert, diese in jedem Fall bei den Sonderausgaben anzugeben. Hier sind grundsätzlich alle damit verbundenen Ausgaben relevant – also auch etwa für Fahrten zum Arzt. Zusätzliche Leistungen wie Einzelzimmer oder Chefarztbehandlung lassen sich bei den außergewöhnlichen Belastungen geltend machen.

Beamte, die zum Teil auch von zuhause aus arbeiten, sollten die Möglichkeiten zur Absetzung eines privaten Arbeitszimmers ausschöpfen.

Besonderheiten sind im Rentenalter bei den Versorgungsbezügen zu beachten.

Diese werden versteuert, wobei sich durch das Alterseinkünftegesetz aus dem Jahr 2005 schrittweise Änderungen ergeben:

• Der Versorgungsfreibetrag (2019: max. 1.320 Euro) wird bis 2014 schrittweise abgeschafft.
• Die Aufstockung der Beamtenpension mit Zuschlägen zum Versorgungsbeitrag werden bis 2040 ebenfalls schrittweise reduziert und eingestellt.

Auch Beamte können deshalb in eine zusätzliche Altersvorsorge investieren. Eine Riester-Rente ist jedoch nur im Rahmen privater Verträge möglich – nicht als betriebliche Altersvorsorge. Eine Rührup-Rente kann von Staatsdienern ebenfalls gefördert werden. Steuerlich zunächst nicht geförderte Zahlungen etwa in Form von Sparplänen oder Lebensversicherungen sind bei der Auszahlung später steuerbegünstigt.

Fazit

Bezüglich der Besteuerung gibt es bei den unterschiedlichen Tätigkeitsformen einige Gemeinsamkeiten, aber auch viele Unterschiede. Vor allem, wer nicht angestellt arbeitet, sollte sich mit den jeweils relevanten Steuern auseinandersetzen. Wer die Details kennt, kann bei der jährlichen Steuererklärung profitieren.